Årsmøter

Slik kan du planlegge og gjennomføre årsmøter i lokallaget.

Årsmøte i lokallaget arrangeres enten hvert år eller annethvert år. Innholdet reguleres av vedtektene og egne retningslinjer for årsmøtene. Bruk disse aktivt i planleggingen. I tillegg finner du maler og støtte til arbeidet på denne sida.

På grunn av pandemien er fristen for å avholde årsmøter i 2022 flyttet til utgangen av mai, og kunngjøringsfristen flyttet til 15.mars.

Før årsmøtet

Lokallagsledelsen

  • Overordnet ansvar for at lokallaget avholder årsmøte i henhold til vedtektene og retningslinjene.
  • Legge til rette for lokallagsstyrets arbeid.

Lokallagsstyret

  • Felles ansvar for planlegging og gjennomføring.

Valgkomitéen

  • Ansvar for å finne kandidater til verv i tråd med gjeldende vedtekter.

Praktisk planlegging

I kurset for nye lokallagsledere finner du dokumentet "Lokallagsårsmøter på 1-2-3" under "læremidler". Dokumentet kan være til hjelp i den praktiske planleggingen.

Bruk vedtektene og retningslinjene når du skal planlegge og avholde et årsmøte. I vedtektene finner du informasjon om årsmøtet i §§ 57-60.

Årsmøtet kan være et allmøte eller et delegatårsmøte. Det finnes retningslinjer for begge disse formene for årsmøter.

Et allmøte innebærer at alle medlemmene i lokallaget kan delta med stemmerett. Dersom lokallaget har flere enn 800 medlemmer, kan årsmøtet avholdes som et delegatårsmøte. Det vil si at klubbene velger representanter som deltar på årsmøtet med stemmerett. Om det skal være et delegatårsmøte, er det årsmøtet som må vedta.

Retningslinjer for årsmøter i lokallag – allmøte

Retningslinjer for årsmøter i lokallag - delegatmøter

Frist

  • Utsatt til 15. mars 2022
  • 15. februar
  • 15. januar i år med fylkesårsmøter

Slik gjør du

Gjør kunngjøringen synlig og lett tilgjengelig for tillitsvalgte og medlemmer:

  • på lokallagets nettside
  • på lokallagets facebookside (hvis dere har)
  • som oppslag i klubbene
  • på e-post til medlemmene

Eksempel på kunngjøring

Du kan ta utgangspunkt i en av disse eksemplene for kunngjøring når du skal lage en til årsmøtet i ditt lokallag:

Allmøte - eksempel på kunngjøring

Delegatmøte - eksempel på kunngjøring

Allerede i oktober/november vil det være lurt å starte forberedelsene til årsmøtet. Hele lokallagsstyret har ansvar for forberedelsene.

Lag dere en oversikt over hvilke saker som skal behandles på årsmøtet og hvilke frister som gjelder. Når og hvor skal årsmøtet avholdes, skal det serveres mat, og skal dere ha noen kulturelle innslag? Fordel ansvar.

Hvilke prosesser ønsker styret å legge opp til fram mot årsmøtet for å engasjere klubber og medlemmer, for at årsmøtet blir en sosial og faglig møteplass som medlemmene ønsker å delta på, og for å skape gode diskusjoner og vedtak på årsmøtet?

Årsmøtedokument må være ferdig og sendt ut til medlemmene senest 14 dager før årsmøtet. Dette gjelder også valgkomiteens innstilling og lokallagsstyrets forslag til ny valgkomité.

Valgkomiteen skal finne kandidater til verv som er på valg i årsmøtet. Innstillingen skal sendes ut senest 14 dager før årsmøtet.

Her er et veiledningshefte du kan gi medlemmene av valgkomiteen: Valg av tillitsvalgte i Utdanningsforbundet

Inviter valgkomiteen til et første møte på høsten, gjerne allerede i august, men senest i november.

Forslag til innhold i møtet:

  • Informasjon om valgkomiteens oppgave - bruk veiledningsheftet, vedtekter og retningslinjer.
  • Informasjon om hvilke verv som er på valg til neste årsmøte
  • Informasjon om hva det innebærer å være tillitsvalgt i lokallaget.
  • Veiledende oppgavebeskrivelser for lokallagsstyret
  • Informasjon om lokale forhold, som bruk av tid til vervet, styremøter, kurs i regi av fylket, oppfølging av arbeidsplasstillitsvalgte
  • Sett av egen tid for valgkomiteen der de kan sette seg inn i og diskutere oppdraget, samt velge leder av valgkomiteen.

Her er en mal valgkomiteen kan bruke til sin innstilling. Den må tilpasses lokale forhold.

Mal for innstilling fra valgkomiteen

Husk at lokallagsstyet skal foreslå medlemmer til valgkomiteen til årsmøtet.

Du kan opprette et årsmøte på nettsidene på samme måte som et styremøte. 

Slik oppretter du et årsmøte/ styremøte på nettsidene. 

Det ligger forslag til møte- og valgreglement i retningslinjene. Lokallagsstyret må gjennomgå disse og gjøre tilpasninger til lokale forhold, som for eksempel å sette inn hvor mange styremedlemmer som skal velges.

Årsmelding er styrets rapport til medlemmene. Den skal være en beskrivelse som svarer på oppdraget lokallagsstyret ble gitt gjennom de vedtatte retningslinjene fra forrige årsmøtet.

Her er en liste med tips til hva en årsmelding kan inneholde:

  • Hvilke prioriteringer er gjort? En kort gjennomgang av hva styret har jobbet med sett i sammenheng med vedtatte retninglsinjer
  • På hvilken måte har man tatt i bruk Utdanningsforbundets strategisk plan, deltatt i høringer og kampanjer?
  • Hvilke aktiviteter har lokallaget arrangert for medlemmene i lokallaget
  • Besøk av arbeidsplasser
  • Hvilke kurs og nettverksmøter har lokallaget gjennomført for arbeidsplasstillitsvalgte?
  • Hvem har vært i vervene til enhver tid?
  • Hvilke utvalg, råd og fora har lokallaget oppnevnt, og hvem har deltatt?
  • Hvor mange styremøter er avholdt? Hva har vært tematikken?
  • Hvilke kurs har styret deltatt på i regi av fylkeslaget?

Dere kan bruke denne malen som et utgangspunkt for årsmeldingen:

Årsmelding mal

Årsmøtet skal behandle budsjettet.

Kontakt regnskapsfører på fylkeskontoret for å motta et oppsett for budsjett som lokallagsstyret kan jobbe med fram mot årsmøtet.

Budsjettet er et verktøy som kan brukes aktivt for å gjennomføre lokallagets prioriteringer. Hva mener lokallagsstyret og medlemmene at lokallagets midler skal brukes til i denne årsmøteperioden? Er det for eksempel ønske om et medlemsarrangement med ekstern foredragsholder? Er det muligheter for økt frikjøp ved bruk av driftsmidlene for å løse en bestemt oppgave?

Regnskapet skal svare på hvordan lokallagsstyret har jobbet på bakgrunn av budsjettet som ble behandlet på forrige årsmøte. Lokallagsstyret kan ha gjort vedtak med økonomiske prioriteringer som bør synliggjøres i denne saken.

I arbeidet med regnskap er det en fordel å ha jevnlig kontakt med regnskapsfører på fylkeskontoret.

Regnskapet revideres av fylkeslagets revisor i forkant av årsmøtet. Lokallagene skal levere styreberetning etter at regnskapet er godkjent, og før lokallaget får revisorberetningen.

Det er derfor viktig at det er tid til å gjennomføre disse prosessene før årsmøtet.

Dette vil hjelpe dere i arbeidet med regnskapet:

  • Informer regnskapsfører om årsmøtedato så tidlig som mulig
  • Ha gode rutiner for å sende inn bilag i løpet av regnskapsåret
  • Vær så konkret som mulig i vedtak i lokallagsstyret som gjelder økonomiske disponeringer

 

Senest to uker før årsmøtet skal endelig sakliste, dokumenter og forslag til vedtak i saker som skal behandles på årsmøtet sendes ut til medlemmene.

Etter årsmøtet

Dere kan bruke saksdokumentene som utgangspunkt for en protokoll. Protokollen skal inneholde vedtakene som ble fattet på årsmøtet.

Dersom dere har hatt debatter der de muntlige innspillene skal tas med i det videre arbeidet, trenger ikke de muntlige innspillene stå i protokollen. Det kan dere i så fall lage et uformelt notat fra, som dere tar i bruk i lokallagsstyret når dere skal jobbe videre med saken.

Når referenten har skrevet ferdig protokollen, skal de valgte protokollunderskriverne lese gjennom, bidra til å rette opp i feil, og til slutt signere den.

Protokollen skal arkiveres i lokallagets arkivsystem. Du følger samme fremgangsmåte som for styremøtene når du skal arkivere protokollen, og når du skal laste den opp på nettsidene.

Når årsmøtet er over, og alle valg er gjennomført, må dette registreres både i Utdanningsforbundets medlemsregister og i Brønnøysundregisteret. Dette må gjøres før dere tar sommerferie, blant annet for at nye tillitsvalgte skal ha de rette tilgangene på nettsidene.

August-november
Oppstart i valgkomiteen
Oktober/November
Oppstart i lokallagsstyret
15. februar
Kunngjøring*

(15. januar i år med fylkesårsmøter)

*Utsatt til 15. mars 2022
Senest 14 dager før møtet

Utsendelse av saksdokument senest 14 dager før møtet

Senest 30. april
Årsmøtet avholdes senest 30. april*

(31. mars i år med fylkesårsmøter)

*Utsatt til utgangen av mai 2022
Rett etter årsmøtet
Alle nye verv bør registreres så fort som mulig etter valg. Overlapp med eksisterende verv er fint, bare sett riktig start- og stoppdato.
Etter årsmøtet
Protokollen publiseres på nettsidene. Send gjerne beskjed med lenke. 
Ta gjerne kontakt med oss dersom du har innspill eller lurer på noe. Du kan også bruke skjemaet under.
Avbildet: Inger Marie Kleppan Georgstad
Inger Marie Kleppan Georgstad

Seniorrådgiver

Avbildet: Tone Stangnes Gjerstad
Tone Stangnes Gjerstad

Seniorrådgiver

Send oss forslag