Lokallagsledelsen

• Overordnet ansvar for at lokallaget avholder årsmøte i henhold til vedtektene og retningslinjene.
• Legge til rette for lokallagsstyrets arbeid.

Lokallagsstyret

• Felles ansvar for planlegging og gjennomføring.

Valgkomitéen

• Ansvar for å finne kandidater til verv i tråd med gjeldende vedtekter.

Praktisk planlegging

I kurset for nye lokallagsledere finner du dokumentet "Lokallagsårsmøter på 1-2-3" under "læremidler". Dokumentet kan være til hjelp i den praktiske planleggingen.

Bruk vedtektene og retningslinjene når du skal planlegge og avholde et årsmøte. I vedtektene finner du informasjon om årsmøtet i §§ 57-60.

Årsmøtet kan være et allmøte eller et delegatårsmøte. Det finnes retningslinjer for begge disse formene for årsmøter.

Et allmøte innebærer at alle medlemmene i lokallaget kan delta med stemmerett. Dersom lokallaget har flere enn 800 medlemmer, kan årsmøtet avholdes som et delegatårsmøte. Det vil si at klubbene velger representanter som deltar på årsmøtet med stemmerett. Om det skal være et delegatårsmøte, er det årsmøtet som må vedta.

Retningslinjer for årsmøter i lokallag – allmøte

Retningslinjer for årsmøter i lokallag - delegatmøter

Fordeler ved å opprette årsmøtet i KAV:

• Du får god oversikt over alle inviterte og påmeldte
• Du kan enkelt og trygt kommunisere med de påmeldte
• Du kan enkelt registrere eventuelle matallergier eller andre behov

Slik oppretter du årsmøtet i KAV - brukerveiledning (powerpoint).

Frist

• 15. januar i år med fylkesårsmøter
• 15. februar når det ikke er fylkesårsmøter

Gjør kunngjøringen synlig og lett tilgjengelig for tillitsvalgte og medlemmer

Eksempler på kunngjøringer:

• i årsmøtet opprettet i KAV
• beskjed på lokallagets nettside
• på lokallagets facebookside (hvis dere har)
• som oppslag i klubbene
• på e-post til medlemmene. Bruk Tillitsvalgtverktøyet (TVV) / Kursadministrasjonsverktøyet (KAV) til dette, slik at du tar vare på medlemmens personvern.

Eksempel på kunngjøring

Du kan ta utgangspunkt i et av disse eksemplene for kunngjøring når du skal lage en til årsmøtet i ditt lokallag:

Allmøte - eksempel på kunngjøring (doc. 216 kB)

Delegatmøte - eksempel på kunngjøring (doc. 217 kB)

Allerede i oktober/november vil det være lurt å starte forberedelsene til årsmøtet. Hele lokallagsstyret har ansvar for forberedelsene.

Lag dere en oversikt over hvilke saker som skal behandles på årsmøtet og hvilke frister som gjelder. Når og hvor skal årsmøtet avholdes, skal det serveres mat, og skal dere ha noen kulturelle innslag? Fordel ansvar.

I 2023 får alle tillitsvalgte i lokallagsstyret Microsoft 365 og Teams. I Teams kan dere lett samarbeide i de samme dokumentene.

Hvilke prosesser ønsker styret å legge opp til fram mot årsmøtet for å engasjere klubber og medlemmer, for at årsmøtet blir en sosial og faglig møteplass som medlemmene ønsker å delta på, og for å skape gode diskusjoner og vedtak på årsmøtet?

Årsmøtedokument må være ferdig og sendt ut til medlemmene senest 14 dager før årsmøtet. Dette gjelder også valgkomiteens innstilling og lokallagsstyrets forslag til ny valgkomité.

Valgkomiteen skal finne kandidater til verv som er på valg i årsmøtet. Innstillingen skal sendes ut senest 14 dager før årsmøtet.

Her er et veiledningshefte du kan gi medlemmene av valgkomiteen: Valg av tillitsvalgte i Utdanningsforbundet

Inviter valgkomiteen til et første møte på høsten, gjerne allerede i august, men senest i november.

Forslag til innhold i møtet:

• Informasjon om valgkomiteens oppgave - bruk veiledningsheftet, vedtekter og retningslinjer.
• Informasjon om hvilke verv som er på valg til neste årsmøte
• Informasjon om hva det innebærer å være tillitsvalgt i lokallaget.
• Veiledende oppgavebeskrivelser for lokallagsstyret
• Informasjon om lokale forhold, som bruk av tid til vervet, styremøter, kurs i regi av fylket, oppfølging av arbeidsplasstillitsvalgte
• I år med fylkesårsmøter: Oversikt over delegatfordeling (tilsendt fra fylkeskontoret). Informasjon om hva et fylkesårsmøte er, hva slags saker som behandles der og når det er. Informasjon om hva som forventes av delegatene når det gjelder forberedelser før årsmøtet og deltakelse i årsmøtet.
• Sett av egen tid for valgkomiteen der de kan sette seg inn i og diskutere oppdraget, samt velge leder av valgkomiteen.

Her er en mal valgkomiteen kan bruke til sin innstilling. Den må tilpasses lokale forhold.

Mal for innstilling fra valgkomiteen (doc. 23 kB)

Husk at lokallagsstyet skal foreslå medlemmer til valgkomiteen til årsmøtet.

Det ligger forslag til møte- og valgreglement i retningslinjene. Lokallagsstyret må gjennomgå disse og gjøre tilpasninger til lokale forhold, som for eksempel å sette inn hvor mange styremedlemmer som skal velges.

Årsmelding er styrets rapport til medlemmene. Den skal være en beskrivelse som svarer på oppdraget lokallagsstyret ble gitt gjennom de vedtatte retningslinjene fra forrige årsmøtet.

Her er en liste med tips til hva en årsmelding kan inneholde:

• Hvilke prioriteringer er gjort? En kort gjennomgang av hva styret har jobbet med sett i sammenheng med vedtatte retninglsinjer
• På hvilken måte har man tatt i bruk Utdanningsforbundets strategisk plan, deltatt i høringer og kampanjer?
• Hvilke aktiviteter har lokallaget arrangert for medlemmene i lokallaget
• Besøk av arbeidsplasser
• Hvilke kurs og nettverksmøter har lokallaget gjennomført for arbeidsplasstillitsvalgte?
• Hvem har vært i vervene til enhver tid?
• Hvilke utvalg, råd og fora har lokallaget oppnevnt, og hvem har deltatt?
• Hvor mange styremøter er avholdt? Hva har vært tematikken?
• Hvilke kurs har styret deltatt på i regi av fylkeslaget?

Dere kan bruke denne malen som et utgangspunkt for årsmeldingen:

Årsmelding mal (doc. 22 kB)

Årsmøtet skal behandle budsjettet.

Kontakt regnskapsfører på fylkeskontoret for å motta et oppsett for budsjett som lokallagsstyret kan jobbe med fram mot årsmøtet.

Budsjettet er et verktøy som kan brukes aktivt for å gjennomføre lokallagets prioriteringer. Hva mener lokallagsstyret og medlemmene at lokallagets midler skal brukes til i denne årsmøteperioden? Er det for eksempel ønske om et medlemsarrangement med ekstern foredragsholder? Er det muligheter for økt frikjøp ved bruk av driftsmidlene for å løse en bestemt oppgave?

Regnskapet skal svare på hvordan lokallagsstyret har jobbet på bakgrunn av budsjettet som ble behandlet på forrige årsmøte. Lokallagsstyret kan ha gjort vedtak med økonomiske prioriteringer som bør synliggjøres i denne saken.

I arbeidet med regnskap er det en fordel å ha jevnlig kontakt med regnskapsfører på fylkeskontoret.

Regnskapet revideres av fylkeslagets revisor i forkant av årsmøtet. Lokallagene skal levere styreberetning etter at regnskapet er godkjent, og før lokallaget får revisorberetningen.

Det er derfor viktig at det er tid til å gjennomføre disse prosessene før årsmøtet.

Dette vil hjelpe dere i arbeidet med regnskapet:

• Informer regnskapsfører om årsmøtedato så tidlig som mulig
• Ha gode rutiner for å sende inn bilag i løpet av regnskapsåret
• Vær så konkret som mulig i vedtak i lokallagsstyret som gjelder økonomiske disponeringer

Senest to uker før årsmøtet skal endelig sakliste, dokumenter og forslag til vedtak i saker som skal behandles på årsmøtet sendes til klubbene og medlemmene.

• Send e-post til klubbene og medlemmene via Tillitsvalgtverktøyet (TVV). Her kan du enten legge ved møtedokumentene, eller du kan lime inn en lenke til årsmøtet på lokallagets nettside. (Da må dokumentene først være lastet opp som vedlegg til årsmøtet.)

Dere kan bruke saksdokumentene som utgangspunkt for en protokoll. Protokollen skal inneholde vedtakene som ble fattet på årsmøtet.

Dersom dere har hatt debatter der de muntlige innspillene skal tas med i det videre arbeidet, trenger ikke de muntlige innspillene stå i protokollen. Det kan dere i så fall lage et uformelt notat fra, som dere tar i bruk i lokallagsstyret når dere skal jobbe videre med saken.

Når referenten har skrevet ferdig protokollen, skal de valgte protokollunderskriverne lese gjennom, bidra til å rette opp i feil, og til slutt signere den.

Protokollen skal arkiveres i lokallagets arkivsystem i Teams. Du følger samme fremgangsmåte som for styremøtene når du skal arkivere protokollen, og når du skal laste den opp på nettsidene.

Lag en beskjed til medlemmene hvor du informerer om at protokollen er lastet opp med lenke til oppføringen på nettsidene.

Slik arkiverer du.

For å legge ut protokollen etter årsmøtet, oppretter du årsmøtet på nettsidene på samme måte som et styremøte. Her laster du opp dokumentene/protokollen slik at de er tilgjengelige etter at møtet er avholdt.  

NB! Her skal du ikke ha påmeldingsknapp.

Slik oppretter du et årsmøte/ styremøte på nettsidene og laster opp dokumenter. 

Når årsmøtet er over, og alle valg er gjennomført, må dette registreres i Utdanningsforbundets medlemsregister. Dette må dere gjøre så fort som mulig, blant annet for at nye tillitsvalgte skal ha de rette tilgangene på nettsidene. Her kan du lese om hvordan du registrerer vervene.

I tillegg må endringer registreres i Brønnøysundregisteret før dere tar sommerferie.