Personvernerklæring

For at vi skal kunne gjøre jobben vår og oppfylle vårt formål, er vi avhengig av å benytte flere personopplysninger. Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Utdanningsforbundet samler inn og bruker bestemte personopplysninger.

Hvordan samler vi opplysninger om deg?

Det som er registrert i medlemssystemet er i hovedsak opplysninger som medlemmene selv har oppgitt. I tillegg har tillitsvalgte tilgang til den samme informasjonen og mulighet til å sende inn endringsmeldinger for sine medlemmer.

Arbeidsgivere sender oss månedlige opplysninger om trekk av kontingent og ev. grunnforsikring for de medlemmene det er aktuelt for.

Ut over dette mottar vi adressekorrigeringer fra Posten Norge og har tilgang til oppslag mot Folkeregisteret ved behov.

En rekke forsikringsprodukter leveres av vår partner Tryg. Personopplysninger som registreres ved kjøp av disse produktene på Tryg sine sider overføres til vår medlemsdatabase.

Hva inngår i avtalen din?

Ved innmelding vil du inngå en avtale og kan velge å gi samtykke til hvilke tjenester du ønsker utover selve medlemskapet.

Følgende tjenester inngår i medlemskapet og vil etableres ved innmelding:

Trekk i lønn og kontingent
Arbeidsgivers trekk i lønn av kontingent er den dominerende kontingent-ordningen i offentlig sektor, der vi har de fleste av våre medlemmer. Dette er vanlig praksis i alle større arbeidstakerforeninger.

Trekk i lønn av grunnforsikring
Grunnforsikring trekkes i lønn. De fleste av medlemmene ønsker denne forsikring med trekk i lønn. Det er mulig å reservere seg i ettertid.

Som en del av ditt medlemskap vil vi sende deg:

Viktig informasjon
Aktuell og relevant informasjon som inngår i medlemskapet, for eksempel i forbindelse med streik, uravstemning, endringer i lønns- og arbeidsvilkår og utdanningspolitiske saker.

Invitasjon til å delta i medlemsundersøkelser
Medlemsundersøkelser gjennomføres av og til og er viktig for Utdanningsforbundet. Gjennom disse undersøkelser får forbundet informasjon om hva som er viktig for våre medlemmer og hvordan Utdanningsforbundet skal satse fremover.

Avtalen du inngår med Utdanningsforbundet ved innmelding og som utgjør selve medlemskapet krever at forbundet lagrer informasjon om deg som er nødvendig for å kunne oppfylle avtalen. Det er:

  • Navn og kontaktinformasjon (e-post, adresse, telefon)
  • Fødselsnummer (nødvending for å rapportere til myndigheter)
  • Medlemskapstype og dato for innmelding (og eventuelt utmelding)
  • Informasjon om stilling, arbeidssted og arbeidsgiver

Din e-postadresse vil ikke bli benyttet til andre formål enn å sende viktig informasjon og valgte nyhetsvarsler. E-postadressen vil ikke bli gjort kjent for andre.

Det er mulig å reservere seg mot følgende:

  • Bladet Utdanning
  • Nyhetsbrev fra medlemsbladet Utdanning/utdanningsnytt.no
  • Informasjon om medlemsfordeler som forsikringer, stipend, kurs og abonnementer.

Det er også mulig å avbestille følgende på Min Side:

  • Yrke
  • Bedre Skole
  • Første steg
  • Spesialpedagogikk
  • e-blader

Abonnenter vil motta e-post med varsel om e-blad og om eventuelle distribusjonsavvik i utsending av papirblader.

Tillitsvalgte og ledermedlemmer får i tillegg:

  • Styrernytt (ledermedlemmer)
  • Skoleledernytt (ledermedlemmer)
  • Forbundsnytt (tillitsvalgte og ledermedlemmer)

Det er i ettertid mulig å avbestille på Min Side.

Dersom et medlem får juridisk hjelp gjennom Utdanningsforbundet vil dokumenter av sensitiv karakter bli lagret i juridisk avdeling gjennom saksbehandlingen.

I tillegg til informasjon innhentet fra deg som medlem, innhentes informasjon om forsikringer du har inngått direkte avtale om med Tryg Forsikring gjennom våre medlemsfordeler.

Unntakene fra personvernloven

Utdanningsforbundet er underlagt følgende lovgivning som har påvirkning på hvordan vi behandler personopplysninger:

Utdanningsforbundet er en ideell organisasjon og er ikke underlagt arkivloven, forvaltningsloven eller offentlighetsloven.

Hvordan bruker vi opplysningene om deg?

Hovedformålet med opplysningene som du er registrert med er å ivareta dine fagforeningsrettigheter og kreve inn kontingent. I tillegg bruker vi opplysningene til å sende deg tilbud om kurs og andre medlemstilbud.

Hvordan sikres opplysningene dine?

All pålogging utenfor det interne nettverket vårt krever tofaktor-autentisering. Enten i form av BankID eller PIN-kode sendt på SMS. I tillegg vil brukere som logger inn på offentlige PC-er (som f. eks. datamaskinen på lærerværelset eller biblioteket) automatisk bli logget ut hvis brukeren er inaktiv.

Sikkerhetstiltak knyttet til bruk av personopplysninger inngår i internkontrollsystemet.

Følgende tiltak er eksempler på hva vi gjør for å gi tilfredsstillende sikkerhet mht. konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet for dine personopplysninger:

  • Kryptering av kommunikasjon med brukere slik at uvedkommende ikke vil få tilgang til informasjonen (TLS v1.2).
  • Automatisk overvåking av tjenestene for å avdekke virus, feilsituasjoner, misbruk og innbruddsforsøk, med mer. (Intility AS)
  • Drifting av tjenestene er beskyttet med sterk fysisk sikring som blant annet omfatter adgangskontroll, posisjonsovervåkning og låste serverrom. (Intility AS)

Hvem blir opplysningene delt med?

Opplysningene blir delt med våre tillitsvalgte og med en eventuell arbeidsgiver. I tillegg blir all kontingent som er innkrevd av Utdanningsforbundet innrapportert til skattemyndighetene.

Utdanningsforbundet er en del av hovedsammenslutningen Unio og samordner i stor grad forhandlinger med Unios medlemsforbund. Vi gjør oppmerksom på at medlemsopplysninger kan bli gjort kjent for Unio og Unios forbund for å fremme medlemmenes interesser i forhandlinger.

I forbindelse med ulike tjenester i medlemsadministrasjonen bruker vi følgende eksterne leverandører, som alle er i Europa og som vi har inngått databehandleravtaler med: 

Making Waves Utvikler av nettsiden udf.no
Intility AS Drifter alle våre systemer
Winorg Utvikler og forvalter av medlemsdatabasen
Tryg Forsikringspartner
AF Consult Utvikler av medlemsappen (iOS og Android)
Raugland Advokatene Samarbeidspartner i juridiske saker
Idemia Utsender av fakturaer og forsikringsavtaler
Connecto Inkassobehandler
FAFO og Respons Analyse Medlemsundersøkelser
Kantar TNS Gallup Lesekretsundersøkelser
IDA (Netlife Bring) Utsending av nyhetsbrev og adressevask
Unio KBS  Konfliktberedskaps- og streikesystem   
Lundeby Utsendelse av blader og trykksaker 


Vanligvis er det kun e-postadresse som utveksles i forbindelse med utsendelser. 
Vi utveksler også informasjon om medlemmer og lønnstrekk med alle involverte arbeidsgivere. Denne ordningen har hjemmel i hovedavtalen mellom partene i arbeidslivet og vi har ikke databehandleravtale med disse enkeltvis. 

 

Utdanningsforbundet er en del av hovedsammenslutningen UNIO og samordner i stor grad forhandlinger med UNIO sine forbund. Vi gjør oppmerksom på at medlemsopplysninger kan bli gjort kjent for UNIO og UNIOs forbund for å fremme medlemmenes interesser i forhandlinger.

Dine rettigheter, sletting, retting og innsyn

Du har rett til å få grunnleggende informasjon om behandlinger av dine personopplysninger i Utdanningsforbundet som beskrevet i denne erklæringen. Du har også rett til innsyn i dine egne opplysninger.

Du har rett til å få korrigert eller slettet uriktige opplysninger. Du kan også oppdatere dine egne opplysninger på Min side.

Utdanningsforbundet har ikke lov å lagre opplysninger om deg lengre enn nødvendig. 
Informasjonen oppbevares så kort tid som mulig etter utmelding, men vi må opprettholde kravene ihht. gjeldende lovverk. 

  • Er du medlem uten forsikring krever Regnskapsloven at vi beholder nødvendig informasjon om medlemskapet i 5 år etter utmelding. 

  • Kjøper du forsikringer krever Forsikringsavtaleloven at vi beholder nødvendig informasjon om forsikringen i maksimalt 20 år etter oppsigelse eller reservasjon, for eventuelle fremtidige dokumentasjonsbehov. 

  • Juridisk informasjon lagres i inntil 10 år.  

  • Pensjonssaker, trygdesaker, yrkesskadesaker lagres normalt i 20 år. 

Informasjonskapsler og analyseverktøy

Informasjonskapsler, eller cookies som det ofte kalles, er nødvendig for å ivareta sesjonen til en innlogget bruker. Uten cookies måtte en innlogget bruker ha logget inn på nytt hver gang vedkommende navigerte seg til en ny side.

Som en viktig del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å samle inn informasjonen, bruker vi analyseverktøyene Siteimprove og Google Analytics. 

Både Siteimprove og Google Analytics bruker cookies som logger brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er:

  • hvor mange som besøker de ulike sidene
  • hvilke nettsteder/sosial media brukerne kommer fra
  • hvilket ord det søkes mest på 
  • hvilke nettlesere som benyttes

Utdanningsforbundet bruker Google Analytics som anonymiserer IP-adressen før den lagres og bearbeides av Google.  

Det vil si, slik Google Analytics og Siteimprove er implementert, er det ikke teknisk mulig å knytte noe av statistikken til deg som enkeltperson eller deg som innlogget medlem. 

Informasjonen fra Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. Informasjon samlet av Siteimprove lagres i Danmark og Tyskland. 

Begge selskapene er GDPR-kompatible.

Det er forøvrig mulig å reservere seg mot Google Analytics.

Den registrerte har rett til å klage til Datatilsynet. 

Det forekommer ikke automatiserte avgjørelser. 

Den behandlingsansvarlige viderebehandler ikke personopplysningene for et annet formål enn det opplysningene ble samlet inn for og som det er avtale eller samtykke for.  

Utdanningsforbundet har ikke identifisert et reelt behov for dataportabilitet. 

Endringslogg

Endringsloggen holder oversikten over endringer gjort i personvernerklæringen:

Hva ble gjort?

Dato

Personvernerklæring publisert

22.06.2018 

 

Personvernombud

Christine Ask Ottesen
PWC
+4792809229
christine.ask.ottesen@pwc.com

Behandlingsansvarlig

Lars Erik Wærstad
Sekretariatssjef
post@utdanningsforbundet.no