Dokumentasjon og lagring i lokallagene

Lokallagene har plikt til å ta vare på dokumentasjon som produseres i det enkelte lokallag/bydelslag.

Som representant for Utdanningsforbundet har du dokumentasjonsplikt.

Alt lokallaget selv produserer/sender ut eller avtaler som lokallaget er part i, skal bevares. Når nye tillitsvalgte skal ta over, vil et godt arkiv kunne bidra til god kontinuitet, noe alle parter er tjent med. 

Lokallagene bruker Microsoft Teams for saksbehandling og arkivering. Gjennom simuleringsbasert trening lærer du hvordan du bruker Teams i Utdanningsforbundet. 3 av modulene handler om arkivering i lokallagene:

  • Arkivering i lokallagene
  • Arkivering av e-post i lokallagene
  • Personalsaker i lokallagene

Modulene er bygget opp som en historie i den rekkefølgen de ligger. Du må spille deg gjennom de 2 første modulene for at de andre skal åpne seg. Vi anbefaler deg å spille i den rekkefølgen de ligger første gangen. Seinere kan du gå inn på den modulen du har behov for å øve mer på. 

Trykk på lenken for å lære deg Teams

Alt lokallaget selv produserer/sender ut eller avtaler som lokallaget er part i, skal bevares. 

  • Protokoller, referater og andre møtedokumenter
  • Avtaler og kontrakter
  • Lokalt inngåtte tariffavtaler og særavtaler 
  • Avtaler om eget frikjøp av tillitsvalgte 
  • Forvaltnings- og økonomidokumenter
  • Rutinebeskrivelser
  • Arbeidsdokumenter
  • Referat fra drøftingsmøter

Spør deg selv "er denne dokumentasjonen viktig å ta vare på for Utdanningsforbundet"?   

Kapittel 8 Dokumenthåndtering i heftet "Personalsakarbeid. Et veiledningshefte for tillitsvalgte i Utdanningsforbundet» beskriver hvordan dokumenter i personalsaker skal håndteres. 

Elektronisk arkivering av personalsaker skal være skjermet for innsyn. Ansvaret for å gi tilganger ligger hos lokallagsadministrator. 

Når en personalsak overføres til fylkeslaget for videre behandling, gjøres dette ved å gi tilgang til mappen i Microsoft Teams. Lokallaget har likevel ansvar for å ta vare på den delen av dokumentasjon som de har mottatt eller produsert i saken. 

Oppbevaringstid

Utdanningsforbundet må forholde seg til Lov om behandling av personopplysninger,  som sier at personopplysninger ikke skal lagres lenger enn det som er nødvendig for å gjennomføre formålet med behandlingen. 

Hvor lenge personopplysninger skal oppbevares, avhenger av hvilke type sak det dreier seg om. I Teams ser du den pålagte kassasjonstiden på personalsaker på mappenivå. Bevaringstiden regnes fra avslutningstidspunktet for saken.

  • Stillingsvernssaker/arbeidskonflikter/samarbeidssaker og lignende
    • Oppbevares i 6 år (3 års alminnelig foreldelsesfrist og 3 års absolutt ytre frist for klage
  • Kompetansespørsmål/utdanningskompetanse /tilsetting 
    • Ut ifra hensyn til gjenopptakelser og klager legges til grunn at det kan være grunn til å bevare sakene i 10 år.
  • Pensjon/Yrkesskade/forsikring/trygd/AFP/uføresaker
    • Oppbevares i 20 år - lengre oppbevaringstid i trygde- og pensjonssaker da det erfaringsvis i slike saker kommer opp nye forhold flere år senere. Det er 20 års absolutt foreldelsesfrist i forsikringssaker som gjelder uføredel av livsforsikring og ulykkesforsikring jf. Forsikringsavtaleloven.

 

Fylkeslaget skal ha tilgang til lokallagets:

  • forhandlingsprotokoller med vedlegg
  • personalsaker som enten overføres til fylkeslaget eller ved behov for fylkeslagets råd
  • årsmøteprotokoller og godkjente årsmeldinger (publiseres på nettsidene)
  • protokoller fra lokallagets styremøter som omhandler økonomiske disponeringer, inngåelse av leieavtaler, vedtak om frikjøp o.l (publiseres på nettsidene)

Dersom lokallaget får henvendelse om innsyn eller sletting i en konkret sak som bare ligger hos lokallaget, skal lokallaget selv håndtere dette i henhold til regelverk. 

Innsyn er en rettighet

Retten til innsyn og virksomhetens plikt til å gi informasjon er lik for både privat og offentlig sektor. (Lov om behandling av personopplysninger, kapittel 3)

Unntak

Det finnes noen unntak fra innsynsretten, for eksempel der hemmelighold er nødvendig for etterforskning av straffbare handlinger eller hvis opplysningene bare står i et dokument til intern saksforberedelse og dokumentet ikke er utlevert til andre. Hvis en virksomhet ikke gir innsyn, må det gis skriftlig begrunnelse med henvisning til aktuell hjemmel. Retten til innsyn gjelder heller ikke dersom opplysningene kun brukes for historiske eller vitenskapelige formål og bruken ikke har noen direkte betydning for dem det gjelder. (Lov om behandling av personopplysninger, §23 og §18, siste ledd)

Slettebegjæring

Saksdokumenter med personopplysninger som Utdanningsforbundet har legitim interesse av å beholde skal ikke slettes. Det kan være dokumenter som Utdanningsforbundet trenger for å dokumentere sitt syn i en eventuell rettsak, eller lignende. Vi kan heller ikke slette personopplysninger som vi er lovpålagt å beholde:

  • For registrerte som har blitt fakturert av Utdanningsforbundet er vi lovpålagt å beholde informasjon (transaksjoner) i 5 år etter utmelding (Bokføringsloven).
  • Dersom medlemmet også har hatt grunnforsikring, hvor Utdanningsforbundet er en forsikringsformidler, er det er lovkrav til at datagrunnlaget for grunnforsikringen lagres i 20 år (Forsikringsavtaleloven).

Utdanningsforbundets forløpere ble begge etablert i 1892 . Takket være godt arkivmateriale, har vi god kjennskap til den historiske utviklingen, og det er skrevet flere bøker som dokumenterer innsatsen, stridighetene, samlingene, hvilke spørsmål som sto sentralt og hvilke diskusjoner som ble avgjørende for den videre utviklingen. For Utdanningsforbundet, landets nest største fagforening, har vært og er en betydelig samfunnsaktør som preger samfunnsutviklingen generelt og utviklingen innen utdanning og oppvekst spesielt.

 

Fotnote: (fotnote 1)

Norges Lærerforening ble stiftet 11. juli 1892 i Trondheim. Filologenes og Realistenes Landsforening ble stiftet 12.–14. juli 1892 i Kristiania Skriv inn fotnoten her.

Gode arkiv er vår felles historie i samtid og ettertid. Arkiv fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet og samfunnsutviklingen fra ulike vinkler og ståsteder. Det offentlige har klare forpliktelser til arkivering nedfelt i arkivloven, i motsetning til de private organisasjonene.

Lov om arkiv [Arkivlova] kapittel III § 13–19 sier likevel noe om private arkiv . Her heter det bl.a. at statlige, kommunale og private arkiv er integrerte deler av samfunnets hukommelse. Det viktig at private organisasjoner tar kontakt med Arkivverket for å få en vurdering av arkivverdig materiale. Arkivene etter Utdanningsforbundet er i utgangspunktet av interesse for Arkivverket.

Utdanningsforbundet har behov og grunnlag for å samle dokumentasjon i det som man til daglig kaller et arkiv. Vi har også et ansvar for å ta vare på egne arkiv på en forsvarlig måte.

Organisasjonen har mange grunnlag for å behandle personopplysninger i denne dokumentasjonen. Forskjellige regler kan gi krav om hvor lenge man minimum må ta vare på, og hvor lenge man har lov til å oppbevare visse typer informasjon.

Som en viktig privat aktør velger vi å avlevere/deponere våre historiske arkiv til nasjonale eller regionale arkivinstitusjoner for sikring og bevaring for ettertiden.