- Riktig avvikshåndtering gir tryggere arbeidsmiljø

Arbeidsgiver har ansvar for at regelverket blir fulgt. Samtidig har alle ansatte plikt til å melde fra om avvik eller mangler. Men hvordan kan man jobbe for at avvik blir håndtert riktig?

Ifølge internkontrollforskriften § 5, punkt 7 skal alle virksomheter ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen (HMS-lovgivning). Virksomheten skal også iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i samsvar med helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen. Det skal i tillegg dokumenteres skriftlig.

Handler både om system og kultur

Det er arbeidsgiver som har ansvaret for at virksomheten har og bruker et system for å registrere og håndtere avvik. Et levende avvikssystem er en del av internkontrollen. Men hvis systemet ikke er godt nok kjent eller det ikke gis god nok opplæring i bruk av det, så hjelper det lite.

For at systemet skal fungere er det i tillegg til opplæring viktig at arbeidsgiver legger til rette for en HMS-kultur der det ikke bare er godtatt, men forventet, at ansatte på alle nivå melder fra om avvik. Her kan etablering av lokale HMS-grupper bestående av verneombud, tillitsvalgte og ledelse være til god hjelp for å skape medvirkning, utvikling og et godt arbeidsmiljø gjennom felles innsats og forståelse. En slik gruppe vil formelt være en undergruppe av et arbeidsmiljøutvalg.

I tillegg må arbeidstakerne være trygge på at arbeidsgiveren faktisk følger opp avvikene og håndterer dem.

Det kan være vanskelig for den enkelte ansatte å melde fra om avvik hvis ikke kommunen har et positivt syn på avviksmelding. Noen frykter å bli utsatt for represalier eller opp- lever å bli sett på som illojal overfor egen virksomhet. Likevel har alle ansatte en plikt til å melde fra om avvik og mangler.

Hensikten med å melde avvik er å forhindre at de samme avvikene skjer gang på gang, redusere risikoen for uønskede hendelser og bidra til et tryggere arbeidsmiljø.

  • Tillitsvalgt og verneombud må etterspørre avviksrutiner og bidra til å gjøre disse kjent for alle på arbeidsplassen.

  • Alle virksomheter skal ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge avvik fra helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen (HMS-lovgivningen).

  • Alle hendelser som innebærer brudd på lovverket, blir regnet som avvik.

  • Nestenulykker og årsaken til dette skal også registreres. Det kan koste mer å håndtere skadene etter en uønsket hendelse hending enn det koster å forebygge årsakene til at hendelsen oppstår.

  • Loven krever at arbeidsgiveren har opprettet et system for å håndtere avvik. God avvikshåndtering dreier seg om å finne ut hva som er skjedd, hvorfor det skjedde, rette opp tilfellet og sørge for at det ikke skjer igjen.

  • Alle medarbeidere har plikt til straks å melde fra om avvik eller mangler på arbeidsplassen. Det bidrar til at virk- somheten kan lære av feilene sine.

  • Det er ikke skaden som er avviket – det er årsaken til skaden som skal registreres som avvik.

  • Samtidig som avvik meldes, må en registrere skader i tilfelle yrkesskade- erstatning/forsikringer.