Det er to hovedkategorier tillitsvalgte i Utdanningsforbundet: 

• Organisasjonstillitsvalgte er tillitsvalgte etter organisasjonens vedtekter.  Medlemmer i styrer på de ulike nivåene, er eksempler på organisasjonstillitsvalgte. Eksempler på oppgaver som organisasjonstillitsvalgte i lokallagsstyrer og fylkesstyrer utfører er beskrevet i veiledende rolle- og oppgavebeskrivelser for lokallagsstyrer og fylkesstyrer. 
• Tillitsvalgte etter hovedavtalene er valgt av medlemmene ansatt i de ulike virksomhetene for å være tillitsvalgt etter den aktuelle hovedavtalen som gjelder for hvert tariffområde. Disse representerer forbundet og ivaretar partssamarbeidet mellom arbeidsgiver og arbeidstakerne på de ulike beslutningsnivåene i virksomheten. Rettigheter, plikter og oppgaver for partene beskrives i hovedavtalene. 

Det er ulike rettigheter knyttet til det å være organisasjonstillitsvalgt og det å være hovedtillitsvalgt, for eksempel når det gjelder permisjoner. 

Dette sier Utdanningsforbundets vedtekter om hovedtillitsvalgte: 

§ 16.1 Tillitsvalgte etter hovedavtalene velges normalt av og blant medlemmene innenfor gjeldende avtaleområde ved den enkelte virksomhet (kommune, fylkeskommune, statsetat o.a.) og driftsenhet (arbeidsplass). 

§ 16.2 Valg av tillitsvalgte etter hovedavtalene skjer i egne valg organisert av styret på det aktuelle nivået. Valg av hovedtillitsvalgte etter kommunal hovedavtale gjøres i forkant av valgene på årsmøter i lokallag/fylkeslag. 

Valg av tillitsvalgt på klubbnivå skjer i ordinært valgmøte (jf. § 73).  

Valgkomiteen er ansvarlig for innstilling etter forslag fra medlemmer på gjeldende avtaleområde. 

§ 16.3 I særskilte tilfeller kan tillitsvalgte etter hovedavtalene oppnevnes av styret i lokallaget/fylkeslaget eller av sentralstyre. 

§ 16.4 Tillitsvalgte etter hovedavtalene velges for samme periode som organisasjonstillitsvalgte på samme nivå, så sant dette ikke er i strid med gjeldende hovedavtale. 

§ 16.5 Én tillitsvalgt etter kommunal hovedavtale skal ha fulle rettigheter i fylkes- og lokallagsstyret. Andre tillitsvalgte etter hovedavtalene har møte- og talerett i styret på sitt nivå. Tillitsvalgte etter hovedavtale på arbeidsplassnivå skal være klubbleder. 

Hovedtillitsvalgte etter kommunale hovedavtalers plass i lokallagsstyrer/fylkesstyrer er også regulert i Utdanningsforbundets vedtekter § 61.2 (lokallagsstyret) og § 47.2 (fylkesstyret). 

De respektive hovedavtalene har ulike bestemmelser om permisjonsrettigheter for hovedtillitsvalgte. Noen hovedavtaler har i tillegg bestemmelser som omhandler permisjonsrettigheter for organisasjonstillitsvalgte. 

Tillitsvalgte etter kommunale hovedavtaler utøver partssamarbeidet på arbeidsplassen, i kommunen eller i fylkeskommunen. Mange private og statlige virksomheter har en annen bedriftsstruktur, der samme virksomhet kan ha arbeidsplasser i flere kommuner og fylkeskommuner. Hovedtillitsvalgte i slike virksomheter har behov for en koordinert og tett oppfølging fra aktuelle lokallag og fylkeslag. Da må det foreligge en avklart ansvars- og oppgavefordeling mellom hovedtillitsvalgte, lokallagsstyrer og fylkesstyrer. 

Hovedtillitsvalgte koordinerer og bistår de arbeidsplasstillitsvalgte i deres arbeid, og representerer dem og medlemmene overfor arbeidsgiver på øverste nivå (for eksempel i kommune, fylkeskommune, konsernledelse, helseforetak med flere) i samsvar med oppgaver, rettigheter og plikter fastsatt i den aktuelle hovedavtalen. 

Det er mulig å kombinere verv som tillitsvalgt etter hovedavtalen med verv som organisasjonstillitsvalgt etter vedtektene, for eksempel kommunal hovedtillitsvalgt og lokallagsleder. 

Arbeidsgiver skal dekke hovedtillitsvalgtes utgifter til aktiviteter som er beskrevet i hovedavtalene. 

Dersom hovedtillitsvalgte har behov for bistand fordi arbeidsgiver ikke følger opp sine plikter tilfredsstillende, skal dette varsles aktuelt fylkes- eller lokallagsstyre. 

For hovedtillitsvalgte i private eller statlige virksomheter kan behov for bistand også meldes på den digitale samordningskanalen for tillitsvalgte i private og statlige virksomheter. 

Utdanningsforbundet er for tiden part i hovedavtaler som hjemler rettigheter til medbestemmelse med bl.a. følgende arbeidsgivere og arbeidsgiverorganisasjoner: 

• Staten
• KS
• Oslo kommune
• Private Barnehagers Landsforbund - PBL
• Hovedorganisasjonen Virke
• Spekter
• FUS
• Næringslivets Hovedorganisasjon - NHO / Abelia
• Arbeidsgiverorganisasjonen for kirkelige virksomheter - KA 

I tillegg har Utdanningsforbundet inngått standard tariffavtale med enkelte private barnehager og skoler. 

Styrene i lokal- og fylkeslag er ansvarlig for at det etableres møteplasser mellom hovedtillitsvalgte og arbeidsplasstillitsvalgte og medlemmer innenfor samme virksomhet. Styrene er også ansvarlige for at det etableres møteplasser mellom ledermedlemmer og hovedtillitsvalgte innenfor samme virksomhet, jfr. veiledende oppgavebeskrivelser for lokallagsstyrer og fylkesstyrer. 

Der hovedtillitsvalgte representerer medlemmer fra flere lokallag, er det en gjensidig forpliktelse mellom hovedtillitsvalgte, lokallags- og fylkesstyrer om samarbeid og dialog. 

I årsmøteperioden er det styrene som skal lede den politiske virksomheten i lokallagene/fylkeslagene. Dette gjelder også for arbeidet som utføres av de hovedtillitsvalgte. 

Styrene må legge til rette for samarbeid med alle hovedtillitsvalgte i sitt lokallag/fylkeslag. 

Styrene skal legge til rette for og bidra til at de hovedtillitsvalgte får organisasjonsmessig tilknytning til lokallaget/fylkeslaget slik at Utdanningsforbundet kan opptre samlet. 

Hovedtillitsvalgte skal holde styret i aktuelt lokallag/fylkeslag orientert om arbeidet. I personalsaker skal det utvises varsomhet med hensyn til hvem som involveres i saker. Se veiledningsheftet Personalsaksarbeid for mer informasjon. 

Sentralstyret har vedtatt veiledende oppgavebeskrivelser for fylkesstyrer og lokallagsstyrer. 

Her beskrives flere forhold i det gjensidige samarbeidet mellom de vedtektsfestede styrene og tillitsvalgte etter hovedavtalene. 

Fra Retningslinjer for ivaretakelse av ledermedlemmer: 

Selv om ledermedlemmene organisatorisk tilhører klubben på arbeidsplassen, skal det være den hovedtillitsvalgte i virksomheten som er ledermedlemmenes nærmeste tillitsvalgte etter hovedavtalene. Hovedtillitsvalgte skal fungere som tillitsvalgt for alle ledermedlemmene i den aktuelle virksomheten. 

På arbeidsplassnivået er altså arbeidsplasstillitsvalgt tillitsvalgt for medlemmene på arbeidsplassen med unntak av leder og mellomleder(e). Arbeidsplasstillitsvalgt er imidlertid klubbleder for alle medlemmene på arbeidsplassen, også leder og mellomleder(e). 

Det forutsettes at hovedtillitsvalgte setter seg inn i forbundets vedtekter, retningslinjer og øvrige styringsdokumenter. 

Utdanningsforbundet vedtekter § 16 beskriver valgprosesser for hovedtillitsvalgte. 

Veileder for valg av hovedtillitsvalgte etter kommunale hovedavtaler (og/eller Valg av tillitsvalgte i Utdanningsforbundet) beskriver mer utfyllende hvordan valgprosessene bør organiseres for å etterleve forbundets demokratiske standarder. Selv om styrer og valgkomiteer ikke er involvert ved valg av hovedtillitsvalgte i alle tariffområder, bør verdiene og prinsippene i heftet være retningsgivende for alle valgprosesser i forbundet. 

Utdanningsforbundet sentralt kan bistå ved digitale valg av hovedtillitsvalgte der det er vanskelig å samle alle medlemmene til et fysisk valgmøte. 

Dersom det skal velges flere hovedtillitsvalgte på KS-området, bør disse velges i prioritert rekkefølge (HTV 1, HTV 2, HTV 3 og så videre). Den prioriterte rekkefølgen de hovedtillitsvalgte er valgt i, er en organisasjonsintern ordning. 

Det bør velges flere hovedtillitsvalgte enn framforhandlet frikjøp tilsier, da det kan skje omrokkeringer blant de hovedtillitsvalgte i perioden de er valgt for. 

Dersom det velges flere hovedtillitsvalgte, utarbeider disse en ansvars- og oppgavefordeling i fellesskap relatert til partssamarbeidet med arbeidsgiver. 

På kommunalt avtaleområdet må det også avklares hvem av de hovedtillitsvalgte som skal ha plass i lokallagsstyret/fylkesstyret (jf. § 16.5). Dette må komme fram i valgkomiteens innstilling og årsmøtets vedtak. Ved behov for ny hovedtillitsvalgt i styret, følges den prioriterte listen ved opprykk.