Mål for medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtalen skal sikre arbeidstakeren betingelser for god utvikling i egen kompetanse, formulere mål for eget arbeid og også ivareta trivsel i et HMS-perspektiv. Utdanningsetaten beskriver medarbeidersamtalen som en planlagt, strategisk og fortrolig samtale mellom medarbeider og leder. Målet er å heve blikket fra daglig drift, og skape et rom for refleksjon og tilbakemelding rundt trivsel, motivasjon, prestasjon og faglig vekst. Det er en anledning til å jobbe mer langsiktig, grundig og helhetlig i utviklingen av hver enkelt medarbeider.

For lederen er medarbeidersamtalen i tillegg et verktøy for å være godt orientert om den enkelte medarbeiderens behov for kompetanseutvikling og/eller tilrettelegging. Samtalen er en av forutsetningene for et godt arbeidsmiljø og skal bidra til at skolen når de mål som er satt for virksomheten, dvs. best mulig resultater for den enkelte elev.

Disse målene for medarbeidersamtalen ligger på Tavla (krever innlogging):

• Planlegge året som kommer og samstemme organisasjonens og den enkeltes behov
• Fastsette utviklingsmål for kommende periode
• Bidra til å styrke relasjonen og det forpliktende samspillet mellom leder og medarbeider
• Gi tilbakemeldinger relatert til hva som er oppnådd/ikke oppnådd og hvordan det er oppnådd/ikke oppnådd
• Legge en plan for karriere- og personlig utvikling.
• Legge til rette for utvikling av kompetanse, mestring, samarbeid og indre motivasjon

Formaliteter rundt samtalen

Medarbeidersamtalen skal være planlagt, systematisk og personlig. Den er avtalefestet og holdes mellom leder og medarbeider en gang i året. Dette er en rettighet som sikrer arbeidstaker en forberedt samtale med leder om egen jobbsituasjon. Samtalen skal være avtalt i god tid, det som tas opp skal være kjent ved at en mal for samtalen er sendt ut på forhånd, og innhold og konklusjon i samtalen er fortrolig. Samtalen blir et tilbakeblikk på den utvikling som har vært siden forrige samtale, og samtidig en diskusjon om veien videre og hvordan oppsatte mål kan nås.

Det er leder som inviterer til samtalen, men arbeidstaker kan også be om en medarbeidersamtale hvis det har gått for lang tid siden forrige gang, eller hvis det ellers oppstår behov for det. Det er vanlig å finne et nøytralt sted for samtalen, for eksempel i et møterom der man er skjermet for avbrytelser, og der man er sikker på at ingen hører det som blir sagt. Sett av god tid (en drøy time kan være passende). 

Samtalen munner ut i et dokument som begge parter er enige om – og undertegner. Dokumentet skal inneholde en plan for påfølgende arbeidsperiode og danner grunnlag for neste medarbeidersamtale. Avtalen er forpliktende for begge parter.  

Mal for samtalen

Utdanningsetaten har en mal for medarbeidersamtalen på Tavla som tar utgangspunkt i 10-faktor, men det er også ganske vanlig at skolen har sin egen mal som er tilpasset lokale forhold, og som er drøftet i skolens medbestemmelsesutvalg (MBU). Samtalen åpner for ideer om tiltak, og vil naturlig dreie seg om:

• Trivsel og arbeidsforhold
• Behov for endring/tilrettelegging
• Samarbeidsforhold generelt og forholdet til leder
• Personlige utviklingsmål
• Resultater i forhold til virksomhetsplan / strategisk plan
• Resultater i forhold til elevenes måloppnåelse

Konflikter, irettesettelser eller lønnsforhandlinger er eksempler på tema som ikke hører hjemme i en medarbeidersamtale. Slike saker skal behandles i egne møter, og da har du som arbeidstaker krav på å få ta med en ”fullmektig” – som kan være tillitsvalgte, eller en annen person som du har tillit til, og som du ønsker skal bistå deg i samtalen. 

Samtalen om undervisningsvurderingen på videregående skole er ikke en medarbeidersamtale, siden den bare fokuserer på ett av områdene. Det må skilles mellom medarbeidersamtalen og oppfølgingssamtalen i forbindelse med undervisningsvurderingen.   

Resultater i forhold til elevenes måloppnåelse

Vi er også kjent med at en del grunnskoler gjennomfører noe de kaller «resultatsamtaler». Disse handler mest om det siste punktet som UDE har skrevet på Tavla (krever innlogging). Dette er en gjennomgang av situasjonen i klassen, status for de elevene du er kontaktlærer for, elever med IOP, resultater på kartleggingsprøver/nasjonale prøver m.m.

Utdanningsforbundet Oslo mener det kan være viktig å dele resultatgjennomgang og medarbeidersamtale. Ofte ser vi at medarbeidersamtalen kan handle mest om resultater og ikke det den er ment som. Dette kan dere ta opp i lokalt MBU.

Utdanniningsetaten er i gang med et pilotprosjekt for digitalisering av medarbeidesamtaler i 2025. Enkelte skoler er med, og medarbeidersamtalen gjennomføres da ved hjelp av det digitale støtteverktøyet Dossier Samtaler.

Dette sier avtaleverket:

• Dok. 24 Virkeområde § 3:

”Hovedavtalen gjelder for samtlige virksomheter i Oslo kommune…”

• Dok. 24 Opplærings- og utviklingsavtale, § 14 Medarbeidersamtaler:

”Det skal holdes planlagte medarbeidersamtaler mellom leder og ansatte […] Samtalene holdes årlig, eller når medarbeider ber om det.”

• Definisjon på leder (Dok 24 Virkeområde § 10):

”Arbeidsgiverrepresentant som innen sitt område og på sitt nivå utøver arbeidsgivers styringsrett”

• Dok. 25, 1.3.3 Kompetanse, læring og utvikling (side 44)

"Videre skal de årlige medarbeidersamtalene være et virkemiddel for både arbeidsgiver og arbeidstaker til å sette fokus på den individuelle kompetanse, og muligheter og behov for å dra nytte av og videreutvikle de ansattes kompetanse."

Det er vanlig at alle medlemmer av ledelsen ved skolen har ansvar for å gjennomføre medarbeidersamtaler.