Kommunereform og sammenslåing av lokallag - Veileder for tillitsvalgte

Hefte / veileder  2018

stemmegivning
Fra sammenslåingen av Sandefjord, Stokke og Andebu til Sandefjord lokallag. (Foto: Utdanningsforbundet)

I denne veilederen finner dere rammer for prosessen og tips til hvordan dere kan gå fram dersom dere skal slå sammen lokallag.

Publisert 16.01.2018

Står dere midt oppi en kommunesammenslåing? Utdanningsforbundet har laget denne veilederen som en praktisk hjelp til fylkeslag, lokallag og tillitsvalgte ved sammenslåing av lokallag. Bakgrunnen for veilederen er regjeringens kommunereform. Veilederen er et supplement til ressursheftet «Utdanningsforbundet og kommunereformen. Ressurshefte for tillitsvalgte» som kom i april 2015.

På veien til en kommunesammenslåing kan det være sterke meninger både for og i mot sammenslåing. Når politikerne har bestemt at kommunene skal slå seg sammen, kan det imidlertid være klokt å legge eventuell motstand på hylla og sammen gå inn for å bygge et nytt og sterkt lokallag med felles mål.

I denne veilederen finner dere rammer for prosessen, og tips til hvordan dere kan gå fram dersom dere skal slå sammen lokallag. Lokallagene må likevel selv finne løsninger som er tilpasset de lokale forholdene. Dere finner også henvisninger til aktuelle vedtekter og retningslinjer, samt nyttige dokumenter og lenker.

Etablere styringsgruppe/samarbeidsråd

Innledningsvis kan det være formålstjenlig for lokallagene å etablere et samarbeidsråd, eller en styringsgruppe som er aktivt i hele sammenslåingen. Lokallagene bør bli enige om sammensetning og fullmakter, og dette bør forankres i lokallagsstyrene.

Rammer for styringsgruppa:

  • Virksomhetsperiode (opphøre når nye valg er foretatt)
  • Sammensetning – skal det være forholdsvis eller lik representasjon fra lokallagene
  • Skal lokallagslederne og/eller hovedtillitsvalgte sitte i styringsgruppa?
  • Mandat og fullmakter fra styrene

Blant styringsgruppas oppdrag:

  • Planlegge stiftelsesårsmøte for det nye lokallaget
    • avklare om det skal være delegatårsmøtet eller allmøte
    • i tilfelle delegatårsmøte; bestemme utvalg av delegater (jf. retningslinjer)
  • Møter og aktivitet
    • Mellom de aktuelle lokallagene
    • Kontakt med fylkeslaget
    • UDF sekretariatet – samtaler, avklaringer
  • Lage en plan for prosessen fram mot de ordinære årsmøtene på våren og ekstraordinært stiftelsesårsmøte på høsten

For å oppnå en vellykket sammenslåing er det avgjørende at de involverte lokallagene har en felles forståelse av hvordan det nye lokallaget skal se ut. Dette gjelder både medlemssammensetning, hvor medlemmene befinner seg, aktivitetsnivå, tillitsvalgtstruktur, nettverk med mer.

Så snart det er opprettet en styringsgruppe, starter arbeidet med å få en oversikt over lokallagene som skal slås sammen.

Kontakt med fylkeslaget

Det er avgjørende at forholdet til, og kommunikasjonen med, fylkeslaget er avklart. Det kan være en fordel å få en dedikert kontaktperson i fylkeslaget som har god innsikt i kommunereformen og sammenslåingsprosesser. Kontaktpersonen bør ha tett kontakt med styringsgruppa/samarbeidsrådet og sitte i fylkesstyret slik at dette til enhver tid er informert om progresjonen i arbeidet. 

TIPS
Hvem skal sitte i styringsgruppa?
Stokke, Andebu og Sandefjord erfarte at UDF-tillitsvalgte som sitter i Partssammensatt utvalg (PSU) i ny kommune også bør sitte i styrings-gruppa; de kjenner prosessen godt.

Utarbeide en fellesplan

Kommunestyrer som sonderer muligheter for sammenslåing vil ofte forankre dette i befolkningen ved en rådgivende folkeavstemning. I forkant av slike er det gjerne laget en intensjonsplan, eller intensjonsavtale, mellom de involverte kommunene.

På samme måte kan det være hensiktsmessig for involverte lokallag å lage en fellesplan som beskriver struktur og aktivitet i det nye lokallaget, og en beskrivelse og tidfesting av milepæler underveis. Dette vil kunne samle partene og bidra til at alle involverte er enige om hva som skal skje, når og hvordan. En slik fellesplan vil utgjøre et felles styringsdokument for prosessen. Fellesplanen kan for eksempel være todelt:

  • Beskrivelse av det nye lokallaget; lokalisering, struktur, representasjon, aktivitet, «det beste vi skal ta med oss er…». Deler av innholdet i denne veilederen kan gjerne fungere som tipsliste til innhold i fellesplanen.
  • Framdriftsplan med milepæler, gjerne som et levende dokument som oppdateres underveis og hvor både interne og eksterne hendelser er nedtegnet.

Fellesplanen bør være godt forankret i lokallagsstyrene og kan for eksempel behandles slik:

  • Utarbeides av styringsgruppa med «loop» til møter i lokallagsstyrene
  • Vedtas i møter i lokallagsstyrene
  • Orienteres om i påfølgende årsmøter

TIPS
Framdriftsplanen kan videreutvikles underveis, med noen milepæler som står fast i hele prosessen.

Få en felles oversikt over lokallagene

Skaff en oversikt over de ulike medlemsgruppene i lokallagene og det samme med ledermedlemmene. Hvor mange medlemmer er det og hvor jobber de? Utveksle også informasjon om hvilke avtaleområder/arbeidsplasser i kommunene og hvordan tillitsvalgtstrukturen er organisert og hvordan den fungerer. Hvordan blir forholdet mellom medlemsgrupper og avtaleområder i det nye lokallaget; er det store endringer?

Ved å kartlegge dette i de involverte lokallagene vil det bli lettere å starte på utmeislingen av det nye lokallaget. Verdt å få oversikt over er:

Medlemmer

  • Medlemsgrupper/ledere
  • Avtaleområder/arbeidsplasser
    • Skoler, KS
    • Barnehager, KS
    • Private barnehager
    • Universitet/høgskoler
    • Andre?

Skaff også en oversikt over hva som er etablert av nettverk for ulike grupper av medlemmer.

Lokallag; styre, råd og utvalg

Skaff en oversikt over antall og sammensetning av styrene i de aktuelle lokallagene, hvilke råd og utvalg som finnes, hvem som er hovedtillitsvalgte og arbeidsplasstillitsvalgte, organisasjonstillitsvalgte og hvilke frikjøpsressurser som finnes i hvert lokallag.

  • Antall og sammensetning i lokallagsstyrene
  • Råd og utvalg
  • Hovedtillitsvalgtressurser og arbeidsplasstillitsvalgte
  • Organisasjonstillitsvalgte og frikjøpsressurser

TIPS
Når man har skaffet felles oversikt kan det være lurt å begynne med å skape felles arenaer på tvers av lokallagene ved felles medlemsmøter, ledermøter, lederforumsmøter, nettverk og videre.

Hvordan blir det nye lokallaget?

Nå må dere bestemme hvordan det nye lokallaget skal se ut og hvem dere ønsker å være. Her er noen spørsmål dere må finne svar på:

  • Avklaring når det gjelder sted
  • Mantra - eller «slagord» - som er identitetsskapende og et bidrag til bygging av noe nytt?
  • Møteplasser for arbeidsplasstillitsvalgte?
  • Hva slags organisasjonskultur skal lokallaget ha, og hvordan skal den bygges? Hvordan bygge en felles plattform?

Rammer og praktiske avklaringer

Ha en felles forståelse av hva som er overgangsperioden (fra dato til dato). Perioden kan utgjøre tidsmessig ramme for framdriftsplanen.
Når skal det avholdes årsmøter og er det behov for ekstraordinære årsmøter?
Skal det avholdes felles styremøter underveis?
Hvem skal gjøre hva?
Hvordan skal medlemmene involveres og informeres om arbeidet med sammenslåingen?
Når skal det nye lokallaget begynne å fungere?

Aktuelle ordninger i overgangsperioden:

  • Representasjon: Føringer eller bindinger når det gjelder lokallagene + geografi
  • Ha et arbeidsutvalg med en fra hvert av de tidligere lokallagene
  • Felles styremøter i forkant av sammenslåing
  • Vurdere behov for ekstraordinære årsmøter
  • Definere valgperiode fram til planlagt stiftelsesårsmøte

Vedtektene beskriver lokallag slik (§ 55.1): «Utdanningsforbundet er inndelt i lokallag – ett i hver kommune». Ved tidligere sammenslåinger har enkelte lokallag ønsket å slå seg sammen før selve kommunesammenslåingen; ett halvt år tidligere. Om dette er aktuelt må det sendes søknad til sentralstyret slik at de kan behandle dette som en dispensasjonssøknad etter § 23.3: «Sentralstyret kan, med 2/3 flertall, dispensere fra disse vedtektene når det gjelder forhold på fylkesnivå og under. […]»

Viktige avklaringer rundt det nye lokallaget:

  • Hvor skal lokallaget holde til?
  • Hvor mange skal sitte i lokallagsstyret?
  • Hvor mange organisasjonstillitsvalgte skal dere ha?
  • Hvor mange hovedtillitsvalgte?
  • Hvilke råd og utvalg skal dere ha?
  • Hvem, og hvor mange, skal sitte i valgkomiteen?
  • Hvordan skal kurs og skoleringsplanen se ut, og hva med lederforum, nettverk og møtearenaer?
  • Ett eller toårige årsmøteperioder?
  • Om årsmøtet skal være et delegatårsmøte; skal det være 100 delegater slik retningslinjene anbefaler eller et annet antall? Hvordan skal utvalget av delegater beregnes?

Utdanningsforbundets vedtekter (§ 64) sier at årsmøtet skal velge en valgkomité på minst tre medlemmer. I sammenslåingsperioden kan det være en fordel å utvide antallet medlemmer i komiteen, og sørge for at den består av et likt antall medlemmer fra hvert av de opprinnelige lokallagene. Komiteen har en viktig oppgave i å tenke helhetlig og at representasjonen skal speile mangfoldet blant medlemmene.

Se for øvrig Veilederen for valgkomitéarbeid

TIPS
I vurderingen av hvor det nye lokallaget skal holde til bør nærhet til den nye oppvekst- og kunnskapsetaten eller administrasjonen tillegges vekt.

Partssamarbeidet og forholdet til arbeidsgiver

Det kan være lurt å utveksle erfaringer rundt partssamarbeidet. Hvordan er det i de opprinnelige kommunene, og hvordan er det ønskelig å få et best mulig samarbeid i den nye kommunen? Hvordan er det innenfor ulike avtaleområder, og hvordan kan dette utvikles positivt fram til og etter sammenslåing? Bruk gjerne ressursheftet som utgangspunkt for dette arbeidet.

  • Medbestemmelse
  • Representasjon i råd og fora
  • Tilsettingsprosesser
  • Lønnspolitikk
  • Tillitsvalgtordning

I prosessene rundt sammenslåing vil det kreves høy grad av deltakelse fra de tillitsvalgte i råd og komiteer. Dette kan være både tid- og ressurskrevende, men er viktige arenaer både for medvirkning, påvirkning og nettverksbygging.

TIPS
Det kan være lurt å diskutere om man skal ha gjennomgående representasjon eller om man skal fordele oppgavene på flere.

Tillitsvalgtressurser og økonomi i overgangsperioden

Reformen vil innebære et betydelig omstillingsarbeid i kommuner som blir berørt. For Utdanningsforbundets lokallag i de opprinnelige kommunene vil sammenslåingen kunne få konsekvenser både for tillitsvalgte etter hovedavtalene og for organisasjonstillitsvalgte.
Konsekvensene må utredes og konkretiseres. Det bør være en løpende dialog med fylkeslaget når det gjelder håndtering av tillitsvalgte, frikjøp og eventuelle økonomiske utfordringer.
Representantskapet i Utdanningsforbundet vedtok i sitt møte 10.–11. februar følgende:

”Lokallag som slåes sammen som følge av kommunesammenslåinger får kontingentmidler videreført som separate lokallag 1 år etter dato for kommunesammenslåingen. Frikjøp videreføres også et helt skoleår etter sammenslåingen. (Totalt halvannet år.)

Vedtaket gjør at lokallagene får en økonomisk forutsigbarhet i overgangsperioden.

TIPS
Lag en plan for hvordan frikjøpsmidler og driftsmidler kan brukes målrettet for å fremme god representasjon og deltakelse i partssamarbeidet og en positiv opplevelse av felles identitet og samhørighet for medlemmene i det nye lokallaget.

Praktiske oppgaver

En sammenslåing av lokallag fører til at det er en rekke praktiske, administrative oppgaver som må gjøres. Dette kan for eksempel være:

  • Registrering av tillitsvalgte i Utdanningsforbundets medlemsregister, nye verv, stoppdato, lokallagstilhørighet og så videre.
  • Oppdatere opplysninger i Brønnøysundregisteret og eventuelle andre registre.

TIPS
Husk å nedtegne oppgavene i framdriftsplanen – og gjør en arbeidsdeling.

Informasjon og kommunikasjonen

Kommunikasjonen med medlemmer og mellom tillitsvalgte er viktig ved sammenslåing av lokallag, og det er viktig at medlemmene får informasjon om hva som foregår. Medlemmene må også få anledning til å stille spørsmål og komme med innspill. Her kan lokallagene bruke de kanalene de allerede har for å kommunisere med medlemmene, eller de kan opprette nye. Det kan for eksempel være en god idé å sende ut nyhetsbrev med jevne mellomrom. Dette skal selvfølgelig ikke erstatte informasjonen som arbeidsgiver er pliktig til å gi ansatte i slike omstillingsprosesser.

For å enes om et ambisjonsnivå, kan det være en idé å lage en egen plan for kommunikasjonen underveis. Kanaler du kan bruke:

  • Min klubb på udf.no
  • Nyhetsbrev
  • Klubb- og arbeidsplassbesøk
  • Allmøter
  • Sosiale medier

Bruk tillitsvalgtapparatet aktivt. Direkte kommunikasjon mellom styret og plasstillitsvalgte som igjen kan videreformidle på klubbmøter.

TIPS
I en prosess med sammenslåing av kommuner og lokallag vil behovet for informasjon til, og ivaretakelse av, ansatte være stort. Dette gjelder også dem som ikke er organiserte. Benytt derfor muligheten til å verve nye medlemmer.

Aktuelle vedtekter

Utdanningsforbundets vedtekter og retningslinjer danner en formell ramme for organisasjonsleddene. Vedtektene sier ikke noe spesifikt om overgangsordninger for eksempel ved kommunesammenslåinger. Det blir dermed opp til lokallagene å vurdere spørsmål knyttet til progresjon og representasjon som ikke er regulert i vedtekter eller retningslinjer, eller der disse kun regulerer minimumsrepresentasjon eller åpner for flere muligheter.

Gjennom felles mål, dialog og samarbeid må lokallagene bli enige om hvilke løsninger som egner seg best for det nye lokallaget.

Vedtekter som omhandler lokallag spesielt

Vedtektenes §§ 55 – 68 omhandler lokallag (kommunenivå) spesielt. Vi skal se nærmere på noen av disse:

  • § 55 Utdanningsforbundet er inndelt i lokallag – ett i hver kommune.
  • Denne strukturen tilsier at når kommuner slås sammen skal også UDFs lokallag i berørte kommuner slås sammen.
  • § 57 Årsmøtet er den høyeste myndighet i lokallaget – lokallag over 800 medlemmer kan ha delegatårsmøte.
  • Paragrafen som omhandler årsmøtet i lokallaget sier at alle medlemmer kan møte på årsmøte og har tale- og stemmerett (allmøte-modellen). Lokallag som har 800 medlemmer eller flere kan imidlertid vedta å gjennomføre delegatårsmøter etter modell av den ordningen som praktiseres for fylkeslagene, (se forøvrig § 44). Det er laget egne retningslinjer for delegat-årsmøter i lokallagene, se link under.
  • § 60 Ekstraordinært årsmøte kan kalles inn til når lokallagsstyret finner det nødvendig.
  • Vedtektene åpner for at det kan avholdes ekstraordinært årsmøte. Dette kan være aktuelt i forbindelse med sammenslåing av lokallag.
  • § 61 Lokallagsstyret skal bestå av 9 medlemmer, men kan ha 11 medlemmer hvis det er over 1000 medlemmer i lokallaget.
  • De lokallagstyrene som er involvert i sammenslåingsprosessen bør avklare om det er aktuelt å etablere det nye styret med 9 eller 11 medlemmer. Om det nye lokallaget vil få flere enn 1000 medlemmer, kan det, eventuelt for den første årsmøteperioden, være en fordel å etablere et styre på 11 medlemmer.
  • § 64 Valgkomité – bestående av minimum tre medlemmer.
  • Vedtektene regulerer altså et minimumsantall for medlemmer i valgkomiteen. Det kan imidlertid være aktuelt å ha flere enn tre i denne komiteen i opptakten til en sammenslåing. På den måten vil innstillingen til sammensetning av det nye lokallagsstyret blir gjort på et bredt grunnlag.
  • Det må også gjøres en vurdering rundt sammensetningen av valgkomiteen; skal de involverte lokallagene være likt representert, eller skal representasjonen være forholdsvis?

Les Utdanningsforbundets vedtekter

Vedtekter som omhandler kjønnsrepresentasjon, medlemsgrupper og ledermedlemsrepresentasjon

§ 15 Kvotering

  • Kjønn – minst 50 prosent kvinner i valgte organisasjonsledd over klubbnivå
  • Minst en lederrepresentant i lokallags-, fylkes-, og sentralstyret
  • «Lokallagsstyret skal settes sammen med en rimelig representasjon fra de ulike medlemsgruppene og minst en lederrepresentant». Det er fem formelle medlemsgrupper i Utdanningsforbundet:
    1. Barnehage (BHG)
    2. Grunnskole (GSK)
    3. Videregående opplæring/fagskole (VGO)
    4. Universitet og høgskole (UH)
    5. Faglig- og administrativt støttesystem (FAS)

Representasjon fra medlemsgruppene er regulert i vedtektene slik: «Ingen medlemsgruppe alene skal ha mer enn 50 prosent av medlemmene i et besluttende fellesorgan på fylkesnivå og oppover.» Reguleringen gjelder altså ikke for lokallagsstyret, men paragrafen gir en indikasjon på at det bør være en viss balanse i medlemsgruppenes innflytelse i besluttende organer – også på lokallagsnivå.

Aktuelle retningslinjer

Nyttige dokumenter og linker

Utdanningsforbundet

Utdanningsforbundet.no/kommunereform

  • Her blir det lagt ut informasjon og tips som kan være nyttig for lokallag og tillitsvalgte som berøres av reformen.

Utdanningsforbundet og kommunereformen – ressurshefte for tillitsvalgte fra april 2015

  • Inkluderer sjekkliste for lokale tillitsvalgte.

Utdanningsforbundet sine vedtekter

KS

Arbeidsgiverpolitikk ved kommunesammenslåinger

Arbeidsrettslige spørsmål som oppstår ved kommunesammenslåinger

  • Et juridisk verktøy for de kommuner som omfattes av en sammenslåing.

Regjeringen

Regjeringens web-side med informasjon om kommunereformen

Hvordan gjennomføre en kommunesammenslåing? Erfaringer og innspill fra frivillige sammenslåinger

  • Telemarksforskning på oppdrag fra Kommunal- og moderniseringsdepartementet fra august 2014.

Veien mot en ny kommune (Veileder)

Formelle rammer i byggingen av nye kommuner (Veileder)

Ressursgruppe i sekretariatet

Det er etablert en ressursgruppe i sekretariatet som jobber med spørsmål knyttet til kommunereform og lokallagssammenslåinger. Ressursgruppa legger jevnlig ut informasjon og tips på Min side.

Gratulerer med nytt lokallag!