• Opprett klubbmøtet i «Min klubb». 
• Last opp møtepapirene der. Der ligger de trygt.
• Medlemmene i klubben får varslinger (rødnese) om at de er innkalt til klubbmøte når de logger seg inn på udf.no.
• Legg også inn lenka til videomøtet i Teams som du nå skal opprette (se under).

Her er en veiledning for hvordan du bruker «Min klubb».

1. Hvis du ikke allerede har det, opprett en gratiskonto i Microsoft Teams.
2. Gå til https://teams.microsoft.com
3. Velg «Sign up for free» og opprett en gratis Microsoft-konto.
4. Bruk enten din private e-post, eller opprett ny epostkonto hos Microsoft. Ikke bruk arbeidsgivers epost!
5. Last gjerne ned selve programmet til Teams på PC’en din.

Trykk på "Møte" («Meetings») og opprett et møte («Schedule a meeting»)

Gi møtet en tittel («Klubbmøte») og velg tidspunkt.

Klikk «opprett» («Schedule»)

Når du har opprettet møtet må du dele invitasjonen/lenken til møtet på en trygg måte. Ikke del lenken i sosiale medier! Vi anbefaler heller ikke at den deles via Outlook eller Google. Send invitasjonen til medlemmene ved å velge "kopier møteinvitasjon". Denne kan du så dele enten via Tillitsvalgtverktøyet (TVV) eller «Min klubb». «Min klubb» er en trygg løsning for medlemmer av Utdanningsforbundet bak innlogging på Utdanningsforbundet.no. I «Min klubb» kan klubbleder også laste opp møtepapirene. Se i avsnittet over hvordan du gjør dette. 

• Slik bruker du «Min klubb»
• Slik bruker du Tillitsvalgtverktøyet

Slik ser møteinvitasjonen ut for deltakerne som får den i trygg epost sendt via TVV. Møtedeltakerne blir med i møtet ved å klikke på lenka «Click here to join the meeting».

Slik ser invitasjonen ut for deltakerne som finner den på «Min klubb». Deltakerne klikker på lenka for å delta i møtet.

Møtedeltakerne blir med i møtet ved å klikke på lenka «Click here to join the meeting» som de har mottatt enten på epost via TVV eller i «Min Klubb». Slik ser det ut for deltakerne når de kommer til møtet.

Deltakerne må vente til møteleder (arrangøren) slipper dem inn i møtet. Som deltaker bør du bruke ventetiden til å teste at kamera og mikrofon fungerer, før du går inn i møtet.

I gratisversjonen av Teams må møteleder (arrangøren, den som har innkalt) godkjenne og hente inn deltakerne fra venterommet til møtet. Møteleder har mulighet til å gjøre dette også etter at møtet har startet. Dette gir møteleder god kontroll på hvem som blir med i møtet og en mulighet til å avvise eventuelle uvedkommende som prøver å komme seg inn i møtet.

Når deltakerne klikker på invitasjonen og blir sendt til møtets venterom, får møteleder en melding på sin skjerm om dette. Møteleder kan da godkjenne deltakeren direkte ved å klikke på «Godkjenn» («Admit»). På en slik melding kan møteleder også velge å se alle som venter i lobbyen («View lobby»).

Møteleder kan når som helst se hvem som venter i lobbyen ved å klikke på deltaker-ikonet øverst i skjermbildet. Han eller hun godkjenner deltakerne til møtet ved å huke av ved siden av navnet deres.

Vi anbefaler at møteleder utnevner en assistent eller ordstyrer ved større møter. Assistenten vil kunne følge med på hvem som ønsker å ta ordet. Møteleder er ofte opptatt med presentasjon og møteledelse, og vil ikke kunne følge med på dette i samme grad.

Vi anbefaler at møtepapirene lastes opp i «Min klubb» i god tid før møtet starter. Se første avsnitt under "Før møtet".

Deltakerne i møtet finner papirene der, og kan laste dem ned før møtestart dersom det er ønskelig. Klubbleder må også huske å laste opp referat/protokoll i «Min klubb» når møtet er over. Her er en veiledning for bruk av "Min klubb".

Ved møtets begynnelse er det kun møteleder som kan presentere/dele skjerm. Møteleder kan gi andre deltakere denne muligheten underveis i møtet, dersom det er hensiktsmessig.

Sørg for at det ikke gjøres opptak av møtet. Slike opptak kan spres og havne på avveie.

Det er viktig at det ikke deles personopplysninger i møtechatten. Personopplysninger i fagforeningssammenheng regnes som særlig sensitive og må ikke komme på avveie.

Det bør ikke under noen omstendigheter diskuteres sensitive personopplysninger i et digitalt klubbmøte. Dokumenter med slikt innhold må heller ikke deles under møtene.

Utdanningsforbundet er ansvarlig for all behandling av personopplysninger som er ment å understøtte Utdanningsforbundets formål. Dette omfatter behandling av personopplysninger i forbindelse med utføring av tillitsverv, inkludert gjennomføringen av medlemsmøter i Utdanningsforbundet.

Utdanningsforbundet er også ansvarlig for å sikre at de grunnleggende personvernprinsippene og øvrige krav i personvernregelverket blir ivaretatt. Personopplysninger bør derfor i utgangspunktet behandles i tekniske løsninger innenfor Utdanningsforbundets kontroll og i tråd med kravene vi stiller til ivaretakelse av sikkerhet og personvern.

Mer om personvern i Utdanningsforbundet (krever innlogging/medlemskap)

Uavhengig av de tekniske løsningene vi bruker, skal vi vise aktsomhet når vi håndterer sensitive personopplysninger. Sensitive personopplysninger, ofte omtalt som «særlige personopplysninger» i lovverket, er i vår sammenheng opplysninger om medlemmene utover opplysningen om at de er medlemmer hos oss. Møter hvor særlige personopplysninger må deles, bør så langt som det er mulig gjøres fysisk. Slike opplysninger skal ikke deles på klubbmøter.

Av alle de tekniske løsningene som nå er tilgjengelig på markedet, anbefaler Utdanningsforbundet Microsoft Teams til klubbmøter. Utdanningsforbundet har brukt Teams en god stund og vi har mange ansatte og tillitsvalgte med mye erfaring og kompetanse. Jo flere som tar verktøyet i bruk, jo mer vil kjennskapen til verktøyet øke, og jo lettere vil det bli å tenke videre utvikling og bruk i Utdanningsforbundet.

Microsoft tilbyr gratisversjoner av Teams så lenge korona-pandemien varer. Her er nettvett.no sin vurdering av Teams.

NB! E-post regnes i utgangspunktet ikke som trygt for oversendelse av sensitive opplysninger. Husk at du kan kryptere e-postene du sender! Les mer om hvilke løsninger vi regner som sikre (Krever innlogging/medlemskap).

Vi anbefaler spesielt nettsiden https://sikker.udf.no/ for kryptering av vedlegg i eposter. Tjenesten er gratis og åpen for alle, uavhengig av om du er medlem av Utdanningsforbundet eller ikke.