Digitale årsmøter i lokallagene

Grunnet pandemien, vil det være flere lokallag som må gjennomføre årsmøter digitalt i 2021. Dette er en ressurside for hvordan disse møtene kan gjennomføres med bruk av Microsoft Teams og Forms.

Artikkelen "Slik holder du gode, digitale klubbmøter" inneholder mange tips som også gjelder for de digitale årsmøtene. 

I korte trekk må du:

  • Opprette årsmøte i Kursadministrasjonsverktøyet (KAV) og publisere det på nettsidene (punkt 1 nedenfor)
  • Opprette møte i Teams. Legge til Forms i møte og sette opp riktige møtealternativer (punkt 2 og 3 nedenfor).

Når påmeldingsfristen er ute:

  • Last opp saklisten i Teams-møte under filer (frivillig, men god service).
  • Send e-post til de påmeldte fra KAV, med lenke til Teams-møte. Legg ved saklisten som vedlegg (punkt 4 nedenfor)

Har du spørsmål, ta kontakt med fylkeslaget ditt.  

Sentralstyret ønsker at flest mulig lokallagsårsmøter skal kunne gjennomføres fysisk. Dersom smittesituasjonen tilsier det, må det tilrettelegges for alternative gjennomføringsformer. Årsmøteaktiviteten må ikke bidra til økt smitte eller smittespredning.

 

Fylkesstyrene ved fylkesledelsen gis fullmakt til å beslutte gjennomføringsform- og organisering for lokallagsårsmøtene i 2021. Ved eventuelle digitale gjennomføringsformer har de ansvar for planlegging og gjennomføring i samarbeid med berørte lokallag.

  1. Lokallagsårsmøtene kan gjennomføres på tre ulike måter:
    • Alternativ A: Fysiske lokallagsårsmøter med alle saker til behandling jfr. § 58 Årsmøtets oppgaver, innenfor pålegg og anbefalinger fra nasjonale og lokale helsemyndigheter
    • Alternativ B: Digitale lokallagsårsmøter med alle saker til behandling jfr. § 58
    • Alternativ C: Digitale lokallagsårsmøter med utvalgte saker til behandling av de som beskrives i § 58
  2. Vedtak om digitale lokallagsårsmøter skal begrunnes ut fra helsemyndighetens pålegg og anbefalinger for smittevern av Covid-19
  3. Det dispenseres fra § 57.2 Årsmøte (og § 44 som denne viser til)
  4. Det dispenseres fra § 58 Årsmøtets oppgaver

Kursadministrasjonsverktøyet (KAV) og Microsoft Teams + Forms

For å avholde møtene må du bruke Kursadministrasjonsverktøyet (KAV) og Microsoft Teams og Microsoft Forms. 

Gjennom arkivløsningen for lokallag, har leder og nestleder i alle lokallag tilgang til Office365. Da får du også tilgang til Teams og Forms. 

 


Kontakt fylkeslaget ditt dersom du har spørsmål om gjennomføringen av årsmøtene, Teams og GPlenum. 


Før møte


Det er viktig at dere gir beskjed til medlemmene i lokallaget at de logger seg inn på nettsiden FØR de melder seg på årsmøte. Velger de å melde seg på på annen måte, vil dere ikke se påmeldingene i KAV. 




Det er to roller å velge mellom i et Teams-møte: presentatør og deltaker. 

Presentatørene kan gjøre omtrent alt i et møte, mens rollen til en deltaker er mer kontrollert. Det er derfor viktig at du endrer rollene i møtet, sånn at kun du som har kalt inn samt 1 maks 2 til er presentatører. Endrer du ikke dette, så har alle deltakerne samme rettigheter som en presentatør. Du finner mer om rollene på Microsoft sine hjelpesider. 

Endre presentatør før møte:

  • Du må sende møteinnkallingen direkte til de du vil velge som presentatører.
  • Den/ de må være i samme organisasjon som deg. For eks @utdanningsforbundet.no.

Presentatør fra en annen organisasjon/ e-postadresse enn deg:

  • Huk av for "Bare meg" som presentatør under "Møtealternativer" før møtet. 
  • Når møtet starter går du til deltakeroversikten (1) og klikker på de tre prikkene (2) bak navnet for å endre rolle til presentatør. 

Teams pres.jpg


Hva skjer når du endrer rollen til en presentatør?

Hvem kan presentere Hva skjer
Alle Alle som har tilgang til møte i koblingen, blir med som presentatør = kan gjøre alt. 
Personer i organisasjonen Bare personer i organisasjonen (= e-post som slutter på @utdanningsforbundet.no) vil være presentatører. Eksterne deltakere blir med som deltakere. 
Bestemte personer Bare personer du velger fra listen over inviterte, vil være presentatører. Alle andre vil bli med som deltakere. 
Bare meg Kun den som har kalt inn til møte er presentatør. Alle andre er deltakere. 

 


Mal for møtepapirer - bokmål (word)

Det er utarbeidet en ferdig mal med kommentarer. Se på malen som et utgangspunkt for endelig utforming av møtepapirene. 

Merk at møtepapirene må være ferdigstilt senest to uker før årsmøtet, jf. vedtektene § 57.4: To uker før årsmøtet: Endelig saksliste og dokumenter og forslag til vedtak i saker som skal behandles på årsmøtet, sendes klubber og medlemmer.

 


Bare den som har kalt inn eller presentatørene kan opprette, administrere og starte en avstemning. Møtedeltakere har mulighet til å svare, men kan ikke redigere dem. 

Det er kun den som har kalt inn til møte som kan eksportere resultatene til en Excel-fil og sette opp møtealternativene. Det kan ikke presentatør. 

Det er derfor viktig at du setter opp møtealternativene riktig, sånn at du sikrer bedre kontroll i møtet. 

Teams alterantiver.png

 

Se hva de forskjellige rollene kan gjøre og ikke i et Teams-møte. 

 


Når påmeldingsfristen er ute


Under møte

Bestem deg på forhånd hvordan delegatene skal be om ordet, replikk og sende inn endringsforslag. Dette bør inn i møtereglementet. 

Gode tips for delegatene finner du på "Slik holder du gode, digitale klubbmøter" og 

Microsoft har en hjelpeside som forklarer hvordan du bruker "rekk opp hånden" og de andre reaksjonene. 


Huker du av for Del resultat automatisk, vil resultatene oppdateres løpende i chaten etterhvert som de kommer inn. Møtedeltakerne kan endre stemme så lenge voteringen er åpen. Først når du stopper voteringen, er stemmene låst.

Vi anbefaler derfor at du ikke huker av for dette valget, men heller leser opp resultatet muntlig (som du ville gjort i et fysisk møte) eller skriver det i chaten.

Resultatene blir uansett lagret og kan lastes ned til Excel i etterkant, for å få det inn i protokollen. 

 


Velger lokallaget å bruke voteringer via e-post, må de som skal motta disse e-postene skrive under en tasuhetserklæring.

Forslag til taushetserklæring i forbindelse med lokallagsårsmøtene. 


Lokallag som i 2020 vedtok en fullmakt til lokallagsstyret om å behandle saker som ikke ble årsmøtebehandlet:

Denne fullmakten må følges opp av lokallagsstyret på årsmøtet i år ved å redegjøre for hvordan fullmakten er fulgt opp. Lokallag som i 2020 vedtok å utsette andre saker til neste ordinære årsmøte må sette opp disse sakene i år. For de fleste lokallag vil det gjelde melding og regnskap.

 


Etter møte

Årsmøteprotokollen er arkivverdig materiale, og skal lagres i lokallagenes arkivløsning.