Ditt ansvar som tillitsvalgt

Foto: AdobeStock

Som tillitsvalgt skal du underskrive en taushetserklæring og en sikkerhetsinstruks for tillitsvalgte.

Taushetserklæring

Alle som har tilgang til beskyttelsesverdige opplysninger om medlemmer i Utdanningsforbundet skal underskrive en taushetserklæring. Dette gjelder også tillitsvalgte. For nye tillitsvalgte vil dette bli en del av tillitsvalgtopplæringen (TVO). Det vil komme mulighet for å signere denne taushetserklæringen digitalt på nettsiden.

Sikkerhetsinstruks

Tillitsvalgte skal i tillegg underskrive en sikkerhetsinstruks for tillitsvalgte. Det meste av innholdet i denne sikkerhetsinstruksen er det samme som er beskrevet på disse nettsidene. Også sikkerhetsinstruksen vil det være mulig å signere digitalt.

Husk at du alltid representerer Utdanningsforbundet i all kommunikasjon som tillitsvalgt!

Øvrig ansvar som tillitsvalgt: 

  • Opplysninger du behandler som tillitsvalgt, skjer på vegne av Utdanningsforbundet i kraft av at du er en representant for forbundet. Opplysninger som behandles tilhører derfor forbundet og ikke den enkelte tillitsvalgte.

  • Bruk egen e-postadresse tilknyttet vervet som tillitsvalgt slik at opplysninger du får ikke blandes sammen med øvrig e-post fra arbeidsgiver. Alle lokallagsledere, for eksempel, har tilgang til en egen e-postkonto leder.<lokallagets navn>@utdanningsforbundet.no. Kontakt fylkeslaget ditt hvis du lurer på noe i forbindelse med denne.

  • Sørg for at personopplysninger som behandles ikke er tilgjengelig for uvedkommende. Husk at dette gjelder enten det er papirbaserte eller elektroniske dokumenter. Elektroniske dokumenter må sikres gjennom passordbeskyttelse og øvrig tilgangsbegrensninger som er gjeldende fra Utdanningsforbundet. For papirdokumenter er det krav om fysisk sikring i låsbart arkivskap. Hensikten er å sørge for at personopplysningene ikke er tilgjengelig for andre enn den tillitsvalgte. 

  • Ved skifte av tillitsvalgt er det viktig å ha etablert en rutine som sikrer at tidligere tillitsvalgt gjennomgår lagrede opplysninger og sletter det som ikke lenger er nødvendig for formålet med behandlingen. Rutinen skal deretter sikre at opplysningene overføres til personen som tar over vervet. Avgått tillitsvalgt skal ikke lenger ha tilgang til slike opplysninger.  

  • Det er også viktig at PC-en (eller Mac) du jobber på er godt sikret. Spesielt ber vi deg alltid om:
    - å oppdatere operativsystemet med de siste oppdateringer (Windows, iOS etc.)
    - å alltid ha oppdatert antivirusprogramvare
    - å være forsiktig med åpning av ukjente vedlegg eller linker
    - å ikke besøke ukjente nettsteder

Dette er sentrale forhold som også følger av den nye personopplysningsloven.