Retningslinjer for årsmøter i fylkeslag - sammensetning, valg og valgreglement

De reviderte retningslinjene tar hensyn til endringer i vedtektene på landsmøtet i 2015 og aktuelle vedtak i landsmøteperioden 2015-2019 i forbindelse med regionreform og sammenslåing av fylkeslag.

1.     Størrelse og sammensetning av fylkesårsmøtene

Størrelse og sammensetning av fylkesårsmøtene er regulert i vedtektenes § 44.2 slik:

Årsmøtet har inntil 113 representanter14, som omfatter fylkesstyrets medlemmer, jf. § 47.2, og 10015 delegater valgt av lokallagene16 for fylkeslagets årsmøteperiode etter den fordelingen som framkommer i melding fra fylkesstyret. Delegasjonene skal settes sammen slik at en totalt oppfyller gjeldende kvoteringsregler. Jf. § 15.

Note 14: Jf. § 47.2, fotnote til tallet 13 og fotnote om fylkesstyret i Oslo. Tallet på årsmøterepresentanter endres tilsvarende.

Note 15:Normaltall som kan avvikes for påfølgende ordinære årsmøter gjennom vedtak på ordinære årsmøter.

Note 16:For Utdanningsforbundet Oslo: ”av lokallagene” gjelder ikke. Utdanningsforbundet Oslo gis fullmakt til å organisere valg av delegater slik fylkeslaget finner det hensiktsmessig, jf. likevel siste punktum i § 44.2

Vær oppmerksom på at det er gjort vedtak i representantskapet (REP 5/18, vedtakets pkt. 1c) som beskriver et hovedløp og en framgangsmåte for de første felles fylkesårsmøtene i fylkeslag som skal slås sammen.

Vedtekter for Utdanningsforbundet, § 59 Valgmøte (i lokallag):

59.1     I år med årsmøte i fylkeslaget skal det holdes valgmøte i tilknytning til årsmøtet i lokallaget. Sammensetning og frister er de samme som for ordinært årsmøte. Følgende saker skal behandles:

59.1.1  Saker som er satt opp på saklisten for fylkesårsmøtet.

59.1.2  Valg av delegater til fylkesårsmøtet i samsvar med det tallet og den fordelingen som framkommer i melding fra fylkesstyret.

59.1.3  Forslag på kandidater til fylkesstyret og til valgkomiteen i fylkeslaget.

2.     Modeller for fordeling av delegater til fylkesårsmøter

Sentralstyret pålegger ikke fylkeslagene å benytte spesielle modeller for sammensetning av delegasjonene til fylkesårsmøtene - ut over det vedtektene regulerer og følgende kriterier:

  • Valg av delegater og varadelegater må skje etter en fordeling av delegatplasser mellom lokallag utarbeidet forut for valgmøtene. Antall medlemmer i hvert lokallag må legges til grunn.
  • Hvert lokallag bør ha minimum én delegat
  • Modellen må ivareta vedtektsmessig kvotering av årsmøterepresentantene mht. kvinneandel og en fordeling av medlemsgruppene (vedtektene § 15). Det er et mål at representasjonen i størst mulig grad gjenspeiler mangfoldet blant medlemmene.
  • Eventuelle justeringer av delegasjoner etter valgmøtene kan skje når valgresultatet totalt ikke oppfyller vedtektsmessige krav etter § 15. Justeringene må da gjøres ved at de(n) første på varalisten - som bidrar til å oppfylle kravene i § 15 – tiltrer i delegasjonen.
  • Fylkesstyret må avklare på forhånd eventuell fordeling av delegatplasser for ledermedlemmer.

3.     Spesielle forhold i enkelte fylkeslag

Utdanningsforbundet Oslo har ikke lokallag, og vil derfor måtte lage en særskilt modell for valg av delegater til fylkesårsmøtet. Fylkeslaget vil likevel være bundet av ovenstående prinsipper i dette arbeidet, så langt de passer. Eventuelt behov for økt delegattall kan dekkes opp gjennom reguleringen i note 15:

«Normaltall som kan avvikes for påfølgende ordinære årsmøter gjennom vedtak på ordinære årsmøter».

4.     Kvotering av delegatene til fylkesårsmøtet

For fylkesårsmøtene gjelder kravet om minst 50 % kvinner for årsmøtet som helhet Dersom kravet om minst 50 % ikke er tilstede, må kvinneandelen i lokallagsdelegasjoner med mer en én delegat justeres. Dette kan skje gjennom opprykk av varadelegater i de delegasjonene som har den laveste prosentvise andelen av kvinner inntil 50 %-regelen er nådd. Dersom flere lokallagsdelegasjoner står likt, kan det foretas loddtrekning.

Vær oppmerksom på at kvoteringsparagrafen (§15) gjelder for sammensetning av årsmøter også når det gjelder medlemsgrupper.

5.     Valg av varadelegater

Lokallagene velger et tilstrekkelig antall varadelegater til sine delegasjoner.

Det anbefales å velge like mange varadelegater som antall ordinære delegater. Varadelegatene velges i prioritert rekkefølge. Dersom en varadelegat skal rykke inn som fast medlem av delegasjonen, må dette gjøres i tråd med kvoteringsreglene i § 15.

6.     Frist for valg av delegater til fylkesårsmøter

Fylkesstyret informerer lokallagene om fristene for fylkesårsmøtet og sammensetningen av delegasjonene (§ 59.1.2). Dette bør skje i forbindelse med fristen for å kunngjøre tid og sted for årsmøtet: 15. februar.

Lokallagene har frist for å melde om valg av delegater til fylkesstyret 15. april.

Frister forøvrig, se § 44.6.

7.     Godkjenning av fullmakter på fylkesårsmøtet

Fylkesstyret har ansvar for at listen over årsmøterepresentanter er korrekt etter bestemmelsene i vedtekter og retningslinjer – også etter eventuelle forfall og innsetting av varadelegater på selve årsmøtet. Fylkesstyret fremmer forslag til vedtak om godkjenning av representantenes fullmakter under sak om konstituering ved starten av møtet.

8.     Forhold vedtekter - valg

Fylkeslagene kan ikke foreta valg etter andre bestemmelser enn de som framkommer i gjeldende vedtekter (§ 45), unntatt de valgene som er nødvendig for avviklingen av selve årsmøtet.

Årsmøtet kan likevel fatte vedtak om å søke strukturforsøk som ikke er i henhold til vedtektene. Slike vedtak krever 2/3 flertall og søkes godkjent etter § 23 i vedtektene. Årsmøtet må da også foreta nødvendige valg, men med forbehold om at strukturforsøket innvilges.

9.     Særmøter på fylkesårsmøtet for valg av hovedtillitsvalgte i virksomheter på fylkesnivå

Her vil det være aktuelt med særmøte for de representantene som har fylkeskommunen som arbeidsgiver. På dette møtet velges hovedtillitsvalgt(-e) og vara hovedtillitsvalgt(-e). Det vises til vedtektene § 16, og «Retningslinjer for hovedtillitsvalgte i Utdanningsforbundet».

10.  Sammensetning av fylkesstyret

I følge vedtektene skal det velges fylkesstyrer på maksimum 13 (for Oslo 15) medlemmer.

I henhold til vedtektenes § 47.2 velges det minst tre varamedlemmer i prioritert rekkefølge, men det er ikke noen øvre begrensning på antall varamedlemmer. Med en valgperiode på fire år anbefales det å velge flere enn tre varamedlemmer.

Det er fylkesstyret som innstiller overfor årsmøtet på hvor mange fylkesstyremedlemmer som skal velges. Årsmøtet står imidlertid fritt til å vedta noe annet. Valgkomiteen må følgelig arbeide med utgangspunkt i det antall styremedlemmer fylkesstyret innstiller på, men må samtidig være forberedt på at årsmøtet kan ha et annet standpunkt.

Når det gjelder kjønnskvotering gjelder § 15.1 i vedtektene.

Vedtektenes § 15.2 har følgende føringer for medlemsgrupper og representasjon:

[…] Alle medlemsgrupper skal så sant det er mulig, være representert i fylkesstyret. Det skal være minst en lederrepresentant i fylkesstyret […].

Bestemmelsen i denne vedtekten er forsterket ved bruk av begrepet «om mulig» for å understreke og styrke den forpliktelsen organisasjonen har for at medlemsgruppene skal være representert i styret. Begrensningen ligger i § 15.1 om kjønnskvotering og § 15.2. om at ingen medlemsgruppe skal alene kunne ha mer enn 50 % av medlemmene i et besluttende organ på fylkesnivå og over.

11.  Arbeidet i valgkomiteen

Jf. vedtektene § 50.

Det vises til «Retningslinjer for forslags- nominasjonsprosedyre foran landsmøtevalg» og «Veileder for valg av tillitsvalgte i Utdanningsforbundet»

Fylkesstyrene kan utarbeide retningslinjer med frister, oppgaver og oppgavefordeling for valgene på fylkesårsmøtene, eventuelt etter mønster av ovennevnte retningslinjer.

Forslag til valgreglement

  1. Generelt om valgene

Valgene gjelder formelt for en fire-årsperiode fra 1.8. årsmøteåret til 31.7. etter påfølgende ordinære årsmøte.

Alle valg skal være skriftlige dersom minst én delegat på årsmøtet krever det. Årsmøtets flertall kan likevel vedta å gjennomføre åpen avstemning dersom det er et enstemmig forslag fra valgkomiteen, og ingen andre forslag foreligger.

Det kan ikke stemmes på andre enn de kandidatene som er innstilt av valgkomiteen, eller som det er fremmet forslag om fra årsmøtets talerstol. Stemmesedler som inneholder andre navn, blir forkastet.

Blank stemmeseddel blir regnet som avgitt stemme.

  1. Oversikt over valg på årsmøtet – kronologisk rekkefølge

a)     dirigenter, referent(er), tellekorps, redaksjonskomité(er) og protokollunderskrivere

b)    leder og nestleder

c)     tillitsvalgte etter hovedavtalene (særmøter)

d)    valg av hovedtillitsvalgte som styremedlem

e)     øvrige fylkesstyremedlemmer og varamedlemmer

f)     delegater og varadelegater til landsmøte

g)    valgkomité

I tillegg foreslås det kandidater til sentrale tillitsverv, jf. § 45.1.6.6 i vedtektene og retnings­linjer for forslags- og nominasjonsprosedyre foran landsmøtevalg.

Vær oppmerksom på note 18 i vedtektene om valg av styremedlemmer til fylkesstyret:

«Fylkesårsmøte kan velge kontaktpersoner for en eller flere medlemsgrupper forut for valg av resterende fylkesstyremedlemmer».

Punkt (a) over gjelder valg i konstitueringssaker, og behandles ikke her.

  1. Gjennomføring av valgene på årsmøtet

Valgene gjennomføres i den rekkefølgen som framkommer i nummereringen nedenfor.

(1)       Valg av leder (plenum)

Leder velges ved særskilt valg.

Den kandidaten som får mer enn 50 % av stemmene, er valgt.

Om ingen av kandidatene får mer enn 50 % av stemmene, skal det holdes omvalg. Dersom det er flere enn to kandidater, går kandidaten med lavest stemmetall ut. Nytt valg blir holdt mellom de kandidatene som står igjen. Dette prinsippet følges til bare to kandidater står igjen. Ved (nytt) valg mellom to kandidater, er den valgt som har fått flest stemmer. Ved stemmelikhet i siste valgomgang holdes først ett omvalg, og ved ny stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning.

(2)       Valg av nestleder (plenum)

Her gjelder de samme valgreglene som i punkt 1.

(3)       Særmøter på årsmøtet for valg av hovedtillitsvalgte i virksomheter på fylkesnivå

Valgkomiteen må fremme forslag på hovedtillitsvalgt(e) og vara hovedtillitsvalgt(e) for medlemmer tilsatt i fylkeskommunen, jf. retningslinjer for hovedtillitsvalgte i Utdannings­forbundet.

Valgene gjennomføres som særskilte valg i særmøte for årsmøterepresentanter med tilsetting i fylkeskommunen. Valgreglene for leder følges så langt de passer.

(4)       Valg av hovedtillitsvalgt i kommunal sektor som styremedlem

(5)       Valg av øvrige medlemmer av fylkesstyret

Årsmøte vedtar antall medlemmer i fylkesstyret -  etter innstilling fra fylkesstyret.

De øvrige medlemmer av fylkesstyret, i tillegg til valgene i punkt 1-4, velges samlet.

Fylkesårsmøtet må se til at gjeldende kvoteringsregler i henhold til vedtektenes §§ 15.1 (det skal tilstrebes en kvinneandel på minst 50 %) og 15.2 (ingen medlemsgruppe skal alene kunne ha mer enn 50 % av medlemmene) og at den vedtektsfesta representasjonen fra ulike medlemsgrupper ivaretas når leder, nestleder og HTV regnes med.

Dersom valgene av leder, nestleder og HTV har gitt et annet resultat enn innstilt av valgkomiteen, skal denne gis anledning til å fremme ny innstilling på øvrige styremedlemmer.

Ved skriftlig avstemning på øvrige styremedlemmer skal stemmeseddelen inneholde nøyaktig det antall navn som skal velges. Hver enkelt stemmeseddel skal også tilfredsstille kravene til kvotering, når leder, nestleder og HTV regnes med.

Det skal før avstemningen opplyses hvilke kriterier som må være oppfylt for at stemmeseddelen skal være gyldig. Stemme­sedler som ikke fyller alle disse kravene, forkastes.

Delegatene kan på stemmeseddelen markere at de støtter valgkomiteens innstilling, framfor å skrive opp alle navnene.

Ved opptellingen rangeres kandidatene etter stemmetall, og de som får flest stemmer er i utgangspunktet valgt. Viser det seg at fylkesstyret etter denne opptellingen får færre enn 50 % kvinner, rykker det nødvendige antall kvinner opp på lista. Viser det seg etter dette at en medlemsgruppe har fått mer enn 50 % av medlemmene i fylkesstyret, flyttes den lavest rangerte fra denne medlemsgruppen (dog slik at det tas hensyn til kjønnskvotering dersom dette er nødvendig og mulig) ut av lista over valgte.

Er det ikke mulig å tilfredsstille kravene i henhold til vedtektenes §§ 15.1 og 15.2 samtidig, går hensynene i § 15.2 foran. Leder, nestleder og HTV er allerede valgt, og kan ikke flyttes ut for å tilfredsstille kvoteringskrav.

Det gis mulighet for å bringe valget inn for overordnet organ (” mindretalls-anke”)

Dersom et mindretall på 10 eller flere delegater på årsmøtet mener at det endelige resultat av styrevalget ikke tilfredsstiller kravene om rimelig representasjon fra medlemsgrupper, kan dette mindretallet bringe saken inn for sentralstyret. Slik” mindretalls-anke” fremmes på årsmøtet før dette heves. Sentralstyret kan med endelig virkning gjøre om på rangeringen innenfor de samme rammer som fylkesårsmøtet har fullmakt til.

(6)       Valg av varamedlemmer til fylkesstyret (plenum)

Det velges minst 3 varamedlemmer i prioritert rekkefølge, etter innstilling fra valgkomiteen. Disse velges i særskilte valg etter samme regler som for leder så langt det passer.

(7)       Valg av delegater og varadelegater til landsmøtet (plenum)

Så snart fylkesstyret mottar melding fra sentralstyret om fordeling av delegatplasser mellom fylkeslagene, samt sammensetning av delegasjonene innenfor de enkelte fylkeslagene, må fylkesstyret videresende disse opplysningene til valgkomiteen.

Det vises til «Retningslinjer for sammensetning av landsmøte i Utdanningsforbundet» og «Retningslinjer for forslags- og nominasjonsprosedyre forut for landsmøtevalg».

Valgkomiteen fremmer forslag på det antall og den sammensetning av delegater til landsmøtet som er fastsatt. Valgkomiteen fremmer også forslag på varadelegater i tilstrekkelig antall – jf. retningslinjer for forslags- og nomina­sjonsprosedyre foran landsmøtevalg i Utdanningsforbundet.

Valg av delegater gjennomføres på samme måte som valget av øvrige fylkesstyremedlemmer. Fordeling mellom medlemsgrupper og kjønn skal tilfredsstille den fordeling som er bestemt av sentralstyret.

Valg av varadelegater gjennomføres etter at årsmøtet har valgt delegatene. Årsmøtet kan bestemme om varadelegatene skal velges én og én, i så fall følges samme valgprosedyre som for leder. Velges varadelegatene samlet, følges valgprosedyre som for øvrige styremedlemmer, men uten justering i etterkant for kjønn. Årsmøtet må være oppmerksom på at ved forfall fra en kvinne i delegasjonen, kan en annen enn den øverst rangerte varadelegaten for denne medlemsgruppen måtte rykke opp for å ivareta kravet til kjønnsfordeling.

I henhold til vedtektene er det bare sentralstyrets medlemmer som automatisk er delegater til landsmøtet. Alle andre må velges inn som delegater fra fylkesårsmøtene.

(8)       Valg av valgkomité

Fylkesstyret fremmer forslag på et antall medlemmer og varamedlemmer til ny valgkomité for årsmøteperioden. Antallet skal være lik tallet på medlemmer i fylkesstyret med fradrag av leder og nestleder. Sammensetningen skal følge reglene for kvotering i § 15. Komiteen er ikke et besluttende organ slik at kravene i § 15.2 om maksimalt 50 % representasjon fra én medlemsgruppe gjelder ikke for dette organet.

Valgkomiteen med varamedlemmer velges på samme måte som for (øvrige) medlemmer av fylkesstyret og varamedlemmer av fylkesstyret.

(9)       Forslag og nominasjoner til sentrale verv (plenum)

Det vises til egne retningslinjer for forslags- og nomina­sjonsprosedyre foran landsmøtevalg.

Spesielt for fylkeslag som skal slås sammen

Representantskapet behandlet i REP 5/18 sak om «Regionreformen og sammenslåing av fylkeslag - tilpasninger og overgangsordninger».

Vedtak

1. Alle aktuelle fylkeslag følger et hovedløp i sammenslåingsprosessen. Hovedløpet innebærer følgende dispensasjoner og framgangsmåter:

  1. Fylkeslagene slås sammen med virkning fra 1. august 2019. Det dispenseres fra vedtektenes § 42.1 for perioden 1. august 2019 og fram til de aktuelle fylkeskommunene er slått sammen fra 1. januar 2020.
  2. I det konstituerende årsmøtet møter dagens fylkeslag med 100 delegater hver i tillegg til fylkesstyrene. Delegatene skal være valgt av lokallagene for det nye fylkeslagets årsmøteperiode og etter den fordelingen som framkommer i melding fra de respektive fylkesstyrer. Det dispenseres dermed fra vedtektenes § 44.2. Eventuelle vedtak om å avvike fra normaltall (note 15 i vedtektene) på 100 delegater vil ikke gjelde for fylkeslag som inngår i sammenslåinger.
  3. Leder og nestleder(e) skal komme fra hvert av de tidligere fylkeslagene. Dette innebærer at det som en overgangsordning velges to nestledere i Viken for årsmøteperioden 2019-2023. Det dispenseres fra vedtektenes § 47.2.

2. Eventuelle søknader om unntak fra hovedløpet, eller andre dispensasjoner fra vedtektene, behandles i representantskapsmøtet fortrinnsvis i juni 2018, alternativt i oktober 2018. Søknad om slike unntak og/eller dispensasjoner må være tilrådd av et flertall i de respektive fylkesstyrer. Søknaden bør inneholde begrunnelse (r) for å avvike hovedløpet. 

3. Sammensetningen av delegater til landsmøtet i 2019 gjøres slik: Delegatfordelingen til landsmøtet 2019 gjøres med utgangspunkt i de 19 fylkeslagene som eksisterer per 1. januar 2019. Dette innebærer at hvert av dagens fylkeslag får tre delegater (til sammen 57) pluss sin «andel» av de 123 øvrige basert på medlemstall i lagene per 1. januar 2019.

4. Dispensasjoner fra vedtektene gjelder fra vedtak i representantskapet og fram til landsmøtet i 2019. De valgte delegatene til års- og landsmøtet vil dog være valgt for hele års-/ landsmøteperioden.

[…]

I utgangspunktet følges «Retningslinjer for årsmøter i fylkeslag – sammensetning, valg og valgreglement» også for fylkeslag som skal slås sammen, men med følgende unntak/tillegg.

Etter vedtektene er årsmøtets oppgaver:

§ 45.1.1.          Konstituering, møte- og valgreglement

§ 45.1.2           Melding og regnskap fra fylkesstyret

Kommentar:    Disse behandles av delegater fra de respektive fylkeslagene

§45.1.3            Retningslinjer for arbeid i kommende årsmøteperiode

§ 45.1.4           Økonomiske rammer for kommende årsmøteperiode

§ 45.1.5           Saker innmeldt fra lokallag innenfor fylkeslaget og andre saker som fylkesstyret legger fram

Kommentar:    Her må fylkesstyrene bli enig om hvordan saker skal behandles i forkant og under årsmøte.

§ 45.1.6           Valg:

§45.1.6.1         Valg av leder og nestleder i fylkesstyret, jf § 47.2.

Kommentar:    Henviser til REP 5/18 vedtakets punkt 1.c

§ 45.1.6.2        Valg av tillitsvalgte etter hovedavtalene innenfor virksomhet på fylkesnivå. Ved gjennomføringen av slike valg deltar kun de årsmøterepresentantene som er tilsatt i den aktuelle virksomheten.

Kommentar:    Her vil man måtte gjøre tilpasninger i det valgperiode og sammenslåing av fylkeskommuner(arbeidsgiver) ikke nødvendigvis er samsvarende.

Det er et forhandlingsspørsmål med ny arbeidsgiver hvor stor HTV ressursen er. Det innebærer at det ikke kan gis føringer via interne retningslinjene på hvordan dette skal løses og det må utarbeides ordninger som ivaretar de hovedtillitsvalgte i respektive fylkene i overgangen fram til 1.1.2020, samt for det nye fylkeslaget etter 1.1.2020. Det bør fremkomme i vedtak på årsmøtene for hvilken periode HTV er valgt og med hvilket mandat.

Valgkomiteens medlemmer fra de respektive fylkeslagene har et særskilt ansvar for å finne kandidater til hovedtillitsvalgte fra «sine» fylker.

§45.1.6.3         Valg av styremedlemmer og varamedlemmer til fylkesstyret, jf § 47.2

Kommentar:    Vær oppmerksom på fotnote 18: «Fylkesårsmøte kan velge kontaktpersoner for en eller flere medlemsgrupper forut for valg av resterende fylkesstyremedlemmer».

§ 45.1.6.4        Valg av delegater og varadelegater til landsmøte, i samsvar med det tallet og den fordelingen som framkommer i melding fra sentralstyret.

Kommentar:    Henviser til REP 5/18 vedtakets punkt 3.

Landsmøtedelegater velges av delegater fra de respektive fylkeslagene, som § 45.1.2.  Valgkomiteens medlemmer fra de respektive fylkeslagene har et særskilt ansvar for å finne kandidater.

§ 45.1.6.5        Valg av valgkomite, jf § 50.1.

§ 45.1.6.6        Forslag til kandidater til sentralstyret, representantskapet og sentral valgkomite.

 […]

Det er nødvendig at det i protokollen fremkommer at et nytt fylkeslag er etablert og at det innebærer at tidligere fylkeslag opphører å eksistere. Årsaken er at Brønnøysundregisteret vil kunne kreve et slikt vedtak.