Ikke fritt for innsyn i arbeidstakeres e-post og elektroniske dokumenter

Det er kun unntaksvis, i to tilfeller, at arbeidsgiver kan foreta innsyn i en ansatts e-postkasse eller annet elektronisk lagret materiale.

Det første tilfellet er hvis det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten. Det andre tilfellet er ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-post eller annet elektronisk utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

Arbeidsgivers adgang til innsyn i arbeidstakeres e-post med videre er regulert i en egen forskrift: forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale (heretter omtalt som «forskriften»). Arbeidsgiver må følge strenge prosedyreregler i forkant og under gjennomføringen av selve innsynet.

Varsel før innsyn

Arbeidstaker skal varsles før arbeidsgiver gjennomfører innsyn.I varselet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor de skal gjennomføre innsyn og orientere om arbeidstakers rettigheter etter forskriften. Så langt som mulig skal arbeidstaker få anledning til å uttale seg og gis mulighet til å være til stede under gjennomføringen av innsynet. Tillitsvalgte eller en annen representant kan bistå arbeidstaker.

Arbeidstaker har innsigelsesrett, det vil si en rett til å protestere. Arbeidsgiver plikter å opplyse om denne retten.

Hvis arbeidsgiver gjennomfører innsyn uten forhåndsvarsel eller uten at arbeidstaker er til stede, skal arbeidstaker underrettes skriftlig så snart innsynet er gjort. Underretningen skal inneholde en begrunnelse for hvorfor innsyn ble gjennomført, arbeidstakerens rettigheter, opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet og resultatet av innsynet.

Arbeidsgiver må i størst mulig grad unngå å åpne e-poster, dokumenter eller tilsvarende som ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet. Det kan være fornuftig å lage kjøreregler i forkant av innsynet, slik at arbeidsgiver og arbeidstaker har en omforent forståelse av hvilke retningslinjer som gjelder ved innsynet.

Datatilsynet foreslår å kvalitetssikre søkeordene som skal brukes før innsynet, at arbeidstaker gis anledning til å foreslå hvilken type korrespondanse som bør vernes mot innsyn (privat e-post, fagforeningskorrespondanse og lignende), begrense antall arbeidsgiverrepresentanter som gjennomfører innsynet, og at arbeidsgiver ikke leser mer av en e-post eller et dokument enn det som er nødvendig for å avgjøre relevansen.

Personvernforordningen

Arbeidsgivers innsyn i e-postkasse med videre anses som et kontrolltiltak etter arbeidsmiljøloven kapittel 9. Vilkårene for å iverksette kontrolltiltak må derfor også være oppfylt. I tillegg må forskriften praktiseres i lys av personvernforordningen (GDPR).

Arbeidstakeres personvern på arbeidsplassen anses beskyttelsesverdig, og dette er bakgrunnen for at arbeidsgiver ikke fritt kan gjennomføre innsyn i ansattes digitale plattformer eller personlige områder i virksomhetens nettverk. Datatilsynet fører tilsyn med at bestemmelsene i forskriften overholdes.

En del arbeidstakere i barnehage- og skolesektor bruker eget utstyr, typisk mobiltelefon, til arbeidsrelaterte oppgaver. Det er verdt å merke seg at reglene i forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale ikke gjelder for innsyn i arbeidstakerens private utstyr, selv om det er benyttet i arbeidssammenheng.

Det er ikke anledning til å inngå en avtale til ugunst for arbeidstaker som avviker fra bestemmelsene i forskriften. Samtykke gir heller ikke grunnlag for innsyn.

Artikkelen stod på trykk i Utdanning nr. 9/2021

Personvern
Datatilsynet
Personvernnemnda
Personopplysningsloven og personvernforordningen

Signert

Avbildet: Louise Sandaker Hannon
Louise Sandaker Hannon

advokatfullmektig hos Raugland Advokatene